O que é faturamento automatizado?
O faturamento automatizado é uma ação na qual o faturamento de bens e serviços ocorre sem a necessidade de preparar a fatura manualmente. Muitos sistemas de cobrança desse tipo oferecem a capacidade de gerar e enviar cópias eletrônicas das faturas aos clientes. O uso desse tipo de software de cobrança possibilita gerenciar o processo de faturamento com maior eficiência, economizando tempo e dinheiro para a empresa.
Existem vários recursos comuns ao software de cobrança automatizado. Na maioria dos casos, o software é projetado para permitir a criação de perfis de clientes que contêm todos os dados necessários para preparar com precisão a fatura. Esses dados incluirão o nome do cliente, endereço de cobrança, contato de cobrança e um endereço de e-mail para que a fatura seja enviada eletronicamente. Na maioria dos casos, o programa de cobrança automatizada coletará dados de outras fontes relacionadas ao uso do cliente ou permitirá a entrada manual de pedidos assim que eles forem atendidos. Os processos no sistema de faturamento aplicam as taxas apropriadas para cada pedido e criam uma fatura.
Dependendo de como o sistema de faturamento automatizado estiver configurado, a fatura poderá ser impressa, juntamente com um envelope complementar, imediatamente após a geração da fatura. No entanto, é possível configurar o software para que as faturas sejam impressas automaticamente em um horário específico do dia. Existem até alguns exemplos de software que solicitarão que as máquinas dobrem a fatura, insiram em um envelope pré-endereçado e selem o envelope. Quando o email é usado como meio de entrega, o sistema pode agilizar a entrega imediatamente após gerar a fatura ou gerenciar o processo de email em um horário específico do dia, uma abordagem que permite que os empresários pesquisem as faturas antes de serem enviadas.
Às vezes, sistemas de cobrança eletrônica desse tipo incluem a capacidade de receber e aplicar pagamentos a faturas pendentes. Por exemplo, as faturas por email podem conter um link incorporado que permite ao cliente efetuar o pagamento imediatamente após receber e revisar a fatura. Em vez de exigir que um indivíduo receba o pagamento e o insira manualmente no banco de dados de Contas a receber, o software reconhece o pagamento, aplica-o ao número da fatura apropriado e deduz esse valor do saldo da conta do cliente.
O faturamento automatizado funciona muito bem em situações em que um cliente tem um pedido permanente ou há um pagamento recorrente que deve ser solicitado semanal ou mensalmente. Com esse aplicativo, o sistema pode ser configurado para gerar automaticamente faturas permanentes ou recorrentes para os clientes apropriados, eliminando assim a necessidade de um ou mais funcionários passar horas nessa tarefa repetitiva. O resultado final é que o pessoal pode ser utilizado para diferentes funções, permitindo que o dia de trabalho seja mais produtivo e, portanto, econômico.
Hoje, o uso do faturamento automatizado é comum em empresas de todos os tamanhos. Os tipos de negócios que variam de telecomunicações a lojas de varejo on-line se beneficiam do uso desses tipos de software. Ao economizar tempo e recursos da empresa, as empresas conseguem manter as despesas mais baixas e, assim, permanecer mais competitivas.