O que é o patrocínio da conferência?
O patrocínio da conferência é o fornecimento de financiamento para ajudar nos custos da conferência, em troca de promoções como nomear o patrocinador nos materiais da conferência. Essa pode ser uma boa jogada de relações públicas para empresas interessadas em apresentar uma imagem positiva à comunidade e fornecerá às conferências uma valiosa assistência financeira. Os organizadores da conferência podem abordar os patrocinadores para solicitar assistência ou os patrocinadores podem elaborar uma proposta para uma conferência que eles concordarão em patrocinar e trabalhar com profissionais do setor para organizá-la.
Normalmente, o patrocínio da conferência se divide em vários níveis, dependendo da quantidade de apoio financeiro que eles oferecem. Os principais patrocinadores fornecem quantias significativas de financiamento, e uma conferência pode ter apenas um ou um grupo. Os patrocinadores menores oferecem algum dinheiro, mas não tanto. Os principais patrocinadores podem obter cobrança igual à da própria conferência em materiais promocionais, com menções em anúncios, programas e comunicações de relações públicas, como comunicados à imprensa. Os patrocinadores menores geralmente são listados em reconhecimentos em programas e em sites.
As empresas podem patrocinar várias conferências em um determinado ano em níveis variados, com o objetivo de tornar seus nomes mais conhecidos. Pode ser uma boa forma de divulgação pública em conferências profissionais para pessoas que provavelmente usam os produtos de uma empresa; por exemplo, empresas da indústria de alimentos muitas vezes patrocinam exposições de alimentos, conferências sobre nutrição e assim por diante. O patrocínio da conferência também pode ser uma medida para reparar ou melhorar as relações públicas; uma empresa de tecnologia pode patrocinar uma conferência sobre mulheres em tecnologia, por exemplo, para mostrar que está comprometida em melhorar as oportunidades para mulheres nesse campo.
Os organizadores que desejam obter o patrocínio da conferência precisam elaborar uma proposta detalhada. A proposta descreve a conferência planejada e os eventos associados, fornece informações sobre quem estará presente e mostra aos possíveis patrocinadores como seu financiamento apoiaria a conferência. Ele também fornece informações sobre os benefícios disponíveis em diferentes níveis de patrocínio, como menções em um programa, exibição de seus logotipos nos materiais da conferência e assim por diante.
As grandes empresas normalmente recebem muito mais solicitações de patrocínio de conferências anualmente do que podem acomodar. Os funcionários se reunirão para discutir solicitações e selecionar os mais promissores para discussão adicional e eventual aprovação. Se uma empresa não puder oferecer apoio financeiro, poderá fornecer doações em espécie para agradecimentos e manter uma boa imagem na comunidade. O envolvimento em atividades de caridade fornece deduções fiscais e também aumenta as percepções positivas dos patrocinadores da conferência.