O que é arquivamento eletrônico?

O preenchimento eletrônico, também conhecido como arquivo eletrônico, é a alternativa ao preenchimento de formulários de imposto em papel. Geralmente, é o método preferido, porque os contribuintes podem ter uma confirmação mais rápida dos formulários fiscais recebidos, bem como pagamentos de reembolso mais rápidos. O arquivo eletrônico geralmente é mais preciso do que o papel devolvido, porque o software é usado para realizar cálculos, o que ajuda a eliminar erros humanos. Os órgãos fiscais locais e nacionais, como o Internal Revenue Service, incentivam e aceitam formulários de imposto arquivados eletronicamente, bem como pagamentos on-line de quaisquer impostos devidos. Essas agências geralmente fornecem métodos em seus sites para arquivar impostos gratuitamente.

A capacidade de registrar impostos a qualquer momento geralmente é atraente para os contribuintes, especialmente se os prazos das declarações fiscais forem iminentes. O arquivo eletrônico geralmente está disponível para os contribuintes sete dias por semana a qualquer hora. A alternativa é que os contribuintes enviem as devoluções em papel. Fazer isso com frequência exige que você envie a devolução em um determinado horário para receber a data apropriada do carimbo postal. Nesse cenário, não há oportunidade de receber uma confirmação rápida do órgão tributário de que os impostos foram recebidos e os formulários foram preenchidos corretamente. Quando os contribuintes enviam arquivos eletrônicos, eles geralmente são notificados de erros e da necessidade de reenviar formulários de impostos.

Os contribuintes podem arquivar as devoluções diretamente com as agências fiscais ou com a ajuda de um serviço de preparação de impostos. Por exemplo, os contadores de pequenas empresas podem preparar e arquivar impostos em nome de contribuintes autônomos ou empresariais mediante pagamento de uma taxa, desde que sejam um fornecedor autorizado. Os contribuintes que atendem a certos requisitos mínimos e precisam preencher formulários fiscais pessoais podem aproveitar a assistência voluntária do imposto de renda, que pode preparar e arquivar os impostos gratuitamente. Também há software de imposto baseado na Web e de desktop que as pessoas podem pagar e utilizar para preparar e arquivar os impostos por conta própria. A maioria dos programas de software orienta o contribuinte na preparação passo a passo dos formulários necessários e, mediante solicitação do contribuinte, o programa arquiva os impostos nos órgãos fiscais competentes.

Quando os contribuintes arquivam seus impostos, geralmente podem optar por receber um depósito direto de restituições ou pagar impostos devidos usando uma retirada de débito direto. Geralmente, não é necessário que os pagamentos de impostos sejam enviados ao mesmo tempo do depósito eletrônico, a menos que os impostos sejam imediatamente devidos. Caso contrário, um contribuinte pode pagar e arquivar formulários separadamente. Se os impostos forem devidos, é um benefício do contribuinte enviar por e-mail para receber os pagamentos dentro do prazo e evitar multas.