O que é contabilidade de folha de pagamento?

A contabilidade da folha de pagamento é um processo que ocorre em todas as empresas e se concentra no gerenciamento financeiro das informações da folha de pagamento de uma empresa. Os contadores registrarão informações relacionadas aos salários, bônus e comissões dos funcionários; os contadores também registram e relatam os impostos relacionados a essas informações no Razão. Os funcionários e gerentes da folha de pagamento são responsáveis ​​por fornecer essas informações à contabilidade, além de manter a documentação necessária para atender aos requisitos legais para mostrar registros precisos de emprego. A contabilidade da folha de pagamento geralmente é separada do escritório de contabilidade regular, pois as informações são altamente sensíveis e não podem ser vistas por vários funcionários.

As empresas geralmente têm um escritório de folha de pagamento que atende a todos os requisitos legais para a contratação de funcionários. As informações relacionadas a verificações de antecedentes, testes de drogas, contratos de trabalho, acordos de benefícios, concessões salariais e outras informações geralmente se enquadram nas leis específicas de recursos humanos. Deixar de manter registros precisos de emprego pode resultar em multas pesadas ou outras multas por não seguir as leis e regulamentos. Algumas empresas podem usar contadores para auditar os processos de contabilidade da folha de pagamento no escritório de recursos humanos. Essa auditoria garante que não haja violações da lei atual de recursos humanos na empresa.

As entradas para registrar números da folha de pagamento são bastante simples. No ambiente tecnológico atual, muitas das entradas ocorrem em tempo real usando diretivas pré-programadas no pacote de software de contabilidade da empresa. Os contadores do departamento de contabilidade da folha de pagamento revisarão as entradas para garantir que nenhum erro ocorreu durante o processamento automático. O lançamento básico debitará as despesas da folha de pagamento pelos ordenados e salários de cada funcionário e pela folha de pagamento a crédito. A empresa pode ter contas separadas que definem grupos específicos de folhas de pagamento. Uma vez pago, o sistema debitará a folha de pagamento a pagar e o crédito em dinheiro. Essas entradas - em termos de débitos e créditos - também são as mesmas para as contas fiscais da folha de pagamento.

A contabilidade da folha de pagamento geralmente exige que as empresas remetam os impostos da folha de pagamento de forma programada para o órgão governamental apropriado. Os contadores precisarão preencher os formulários apropriados e fazer um cheque à agência para esses impostos, geralmente trimestralmente. Agências governamentais maiores podem ter um sistema de depósito on-line para transferir esse dinheiro on-line, conforme necessário. Os contadores precisarão reconciliar essas contas para garantir que todo o dinheiro lançado na conta vá para a agência apropriada. Os saldos pendentes de débito ou crédito indicam um problema internamente no sistema de contabilidade da folha de pagamento. Os contadores precisarão ajustar valores ou porcentagens de retenção na fonte para corrigir esse problema.