Как выбрать личного помощника?

Добавление любого сотрудника в команду может вызвать беспокойство, но когда нужно выбрать личного помощника, требуется еще больше заботы. Личный помощник представляет работодателя. Как правило, помощник принимает звонки, назначает встречи и часто выступает в качестве связующего звена между работодателем и клиентом. В качестве первого контактного лица, помощник должен спроектировать дружеское, профессиональное поведение и иметь хорошее представление о ценностях и миссии, которые компания хочет проецировать.

Чтобы выбрать личного помощника, необходимо сначала разработать описание работы с конкретными задачами. Перечислите все, за что будет отвечать личный помощник, и запишите программное обеспечение и программы, необходимые для выполнения задач. Распределите обязанности по степени важности. Если помощник будет тратить 60% дня на обновление веб-контента, то выбор помощника с высокой степенью знакомства с интернетом является обязательным. Все сотрудники могут быть обучены, но лучше всего, если сильные стороны личного помощника прямо соответствуют основной части задач. Случайные обязанности можно освоить на работе, не тратя много времени на обучение.

Следующий список должен идентифицировать трудовую этику компании. Что самое важное? Быть вовремя? Вносить творческие идеи в команду? Своевременно завершать работы? Выберите личного помощника, который уже демонстрирует качества и отношения, которые ценит компания. Подготовьте пробные вопросы заранее, чтобы изучить методы работы и предпочтения кандидата.

Многие работодатели испытывают желание выбрать личного помощника с аналогичным опытом и навыками, потому что они чувствуют себя комфортно при знакомстве. Это ошибка. Идея личного помощника состоит в том, чтобы рядом был кто-то, кто поможет расслабиться и внести свой вклад в команду. Вместо того, чтобы нанимать кого-то с таким же набором навыков, спросите о других областях знаний. Перечислите текущие слабые места в нижней части вопросов для интервью и сделайте вывод о том, как это сделать в этих областях.

Чтобы выбрать личного помощника, который может справиться с техническими задачами, необходимо воспользоваться бесплатными онлайн-оценками. Уровень "эксперта" одного человека в программном обеспечении может быть идеей другого человека "новичка". Не забывайте об областях общения. Будет ли личный помощник общаться с клиентами по электронной почте или другими способами письменной переписки? Получить образец письма. Программное обеспечение, офисные машины и стандартные офисные процедуры могут быть обучены, но может быть сложно улучшить навыки письма тем, кто не совсем естественно знаком с письменным общением. Неправильные орфографические ошибки, опечатки и плохая грамматика - большое отключение для клиента.

Итак, оцените потребности и потратьте некоторое время на создание описания работы. Определите обязательные критерии, затем сузьте кандидатов и запросите тестирование. Доверяй своим инстинктам. Если список кандидатов был должным образом сужен, то у лучших кандидатов, скорее всего, будут все самые важные качества. На этом этапе выбор должен быть сделан путем выбора кандидата, с которым у вас есть наилучшие отношения.