Как выбрать лучшую платформу для совместной работы?

При поиске лучшей платформы для совместной работы оцените ваши потребности и ваши ожидания от программного обеспечения. Большинство платформ для совместной работы предлагают базовые функции связи, хранение данных, обмен файлами, инструменты для устранения неполадок и средства конференц-связи. Скорость, простота использования, дополнительные функции и связанные с этим расходы следует учитывать.

Три основные и наиболее важные функции любой платформы для совместной работы: централизованное хранение данных, средства связи и средства устранения неполадок. Централизованное хранение данных исключает необходимость для каждого сотрудника хранить данные на своем компьютере и помогает поддерживать постоянство и актуальность данных. Совместное использование файлов в режиме реального времени - еще одна полезная функция, позволяющая сотрудникам легко обмениваться документами или электронными таблицами внутри группы.

Коммуникационные инструменты могут включать такие функции, как веб-конференции, групповые или частные встречи, протокол голосовой связи через Интернет (VOIP), электронную почту или системы обмена мгновенными сообщениями. Прямая трансляция видео очень эффективна для проведения конференций или онлайн-собраний, и некоторые платформы для совместной работы предлагают функцию виртуальной доски для демонстраций. Вам также может понадобиться исключить соавтора из собрания, и некоторые платформы позволят вам сделать это.

Инструменты для устранения неполадок важны для обеспечения быстрого и простого решения проблем всеми сотрудниками. Некоторые платформы имеют встроенный раздел справки, доступ к которому может получить любой сотрудник группы. Эта функция помогает сократить использование профессиональных или внешних услуг и может сэкономить время и деньги.

Платформы для совместной работы могут принимать различные формы и могут быть установлены на локальном компьютере или установлены на удаленном сервере. Некоторые платформы основаны на Интернете, и соавторы могут получить доступ к платформе с помощью имени пользователя и пароля. Установка или тип выбранной вами платформы может повлиять на скорость и производительность платформы. Скорость является важным фактором, поскольку отставание или низкая производительность могут создавать проблемы во время веб-конференций или использования VOIP.

В некоторых случаях может потребоваться профессиональное создание или настройка платформы совместной работы для вас. Если это так, то стоит посмотреть, предлагает ли провайдер также обучение для членов команды, использующих платформу для совместной работы, поскольку это поможет команде понять, как функционирует платформа, и обеспечит оптимальную производительность с самого начала. Большинство платформ довольно просты в использовании, но функции и функции сильно отличаются от одной платформы к другой, поэтому коллаборационистам может потребоваться некоторое время, чтобы полностью понять систему.

Последнее соображение будет касаться того, предпочитаете ли вы использовать программное обеспечение с открытым исходным кодом или проприетарное программное обеспечение. Если у вас ограниченный бюджет, лучшим вариантом будет программное обеспечение с открытым исходным кодом, поскольку эти пакеты можно получить бесплатно. Большинство из этих пакетов предлагают необходимые базовые функции, но если вам требуются какие-либо дополнительные функции, то в ваших интересах выбрать платный пакет программного обеспечения.