Как выбрать лучшую систему начисления заработной платы?

Выбор правильной системы начисления заработной платы для вашего бизнеса немного сложнее, чем думают многие. В зависимости от того, где находится ваша компания, необходимо соблюдать конкретные правительственные нормы, касающиеся ведения учета, а также управления расчетом заработной платы и удержанием налогов таким образом, чтобы это соответствовало этим правилам. Существуют также другие функции, которые могут оказаться полезными для вашей системы начисления заработной платы, а также уровня обслуживания и поддержки, которые она предоставляет вашим сотрудникам.

Размер вашего бизнеса часто является ключевым фактором, когда дело доходит до выбора наилучшей системы начисления заработной платы. На сегодняшний день существуют пакеты программного обеспечения с открытым исходным кодом, разработанные специально для использования небольшими компаниями, причем некоторые из этих пакетов включают базовое программное обеспечение для расчета заработной платы. Подобные пакеты идеальны для тех, у кого работает всего несколько человек, и им нужна базовая помощь в расчете базовой заработной платы, сверхурочной работы, а также в относительной простоте с учетом личных, больничных и отпускных дней. Большинство из этих пакетов с открытым исходным кодом могут также взаимодействовать с налоговыми агентствами на национальном и государственном уровнях, что позволяет легко отслеживать любые налоговые изменения, которые влияют на удержание или подсчет налогов на бизнес.

В ситуациях, когда система управления заработной платой должна предоставлять больше, чем основы, рекомендуется определить, какие дополнительные функции будут полезны. Например, вам может потребоваться система начисления заработной платы, которая имеет возможность распечатывать чеки по заработной плате или, возможно, даже управлять опцией прямого депозита, если вы предлагаете эту услугу своим сотрудникам. Еще одним преимуществом более продвинутой системы является возможность автоматически подготавливать формы доходов на ежемесячной основе, которые можно распечатать и отправить по почте государственным и национальным налоговым органам. Система начисления заработной платы такого типа может минимизировать количество часов, необходимых для управления этими функциями, что позволяет перенаправить эти ресурсы на другие аспекты бизнеса.

Независимо от того, нужна ли базовая или более комплексная система начисления заработной платы, всегда следует учитывать несколько основных аспектов. Одним из таких аспектов является безопасность. Система должна иметь протоколы, позволяющие ограничить доступ к данным заработной платы. Некоторые системы используют так называемый подход к кафетерию, в котором каждому авторизованному пользователю предоставляются определенные права доступа к конкретной информации, содержащейся в базе данных заработной платы, но не к другим типам данных, обнаруженных в системе. Наряду с повседневной безопасностью, лучшие решения для системы начисления заработной платы также будут иметь доступные варианты восстановления данных, которые могут пригодиться в случае аварии или повреждения основной базы данных.

Лучшие варианты системы начисления заработной платы также будут несколько гибкими в том смысле, что добавление сотрудников или перестановка существующих сотрудников в новые группы подразделений легко управляется. Если данная система может перерасти через год или два, это, вероятно, не стоит вашего времени или денег. Пойдите с чем-то, что вы можете использовать в долгосрочной перспективе, даже если ваш бизнес растет как на дрожжах.

Имейте в виду, что вы всегда можете выбрать выплату заработной платы на аутсорсинге, что избавляет от необходимости поддерживать систему начисления заработной платы на дому. Если это приемлемый вариант, убедитесь, что служба подготовит все необходимые формы, регулярно обновляет свои формулы, чтобы отразить действующее законодательство о налогах и удержаниях, и способна предоставить вам доступ к своим платежным ведомостям в любое время, когда они вам нужны. Сегодня есть много партнеров, которые предоставляют этот вид услуг по ценам, которые даже небольшие компании сочтут привлекательными.