Как выбрать лучшие возможности закупок?

Возможности закупок определяются как ситуации, в которых использование концепций закупок может спасти организацию. Эти возможности обычно сосредоточены на экономии средств, повышении эффективности и снижении накладных расходов, связанных с покупательской деятельностью. Основная концепция стратегических закупок заключается в том, что благодаря продвинутым инициативам по планированию, составлению графиков и групповым закупкам фирма может добиться значительной экономии средств.

Внедрение стратегических закупок внутри компании требует сосредоточения на трех концепциях закупок: использование систем управления данными о закупках, групповые закупки и централизованные службы закупок. Концепции стратегических закупок требуют эффективной коммуникации и взаимодействия между бизнес-подразделением, финансовыми службами и закупками. Даже простая концепция, такая как стимулирование запланированных закупок, может вызвать серьезные эксплуатационные проблемы, если не обсудить с бизнес-подразделением.

Выявление возможностей закупок также требует связи между несколькими областями. Большинство компаний используют услуги закупщика или бизнес-аналитика, чтобы помочь идентифицировать эти области. Основной целью этой роли является обзор деятельности, связанной с закупками, за определенный период времени и определение экономии в долларах, которая может быть достигнута за счет внедрения стандартных концепций закупок.

Отличным местом для начала поиска возможностей для закупок является повторяющиеся закупки. Посмотрите на товар или продукт, который является довольно общим и требуется в целом ряде отделов. Канцелярские товары или компьютерная бумага являются отличными примерами этого типа продукта. Изучив данные о закупках, посмотрите на количество поставщиков, которые в настоящее время используются для удовлетворения этой потребности, и определите общие расходы на эти товары за трехлетний период.

Отправьте запрос предложений (RFP) всем поставщикам или поставщикам, которые в настоящее время используются фирмой. В вашем запросе предложений перечислите корзину товаров, для которой вам требуется цена, условия доставки, условия оплаты и любые другие конкретные требования. Просмотрите ответы и выберите поставщика, который предлагает наилучшее сочетание цены, качества и обслуживания. Должна быть значительная экономия между суммой, потраченной несколькими поставщиками, и стоимостью одной фирмы.

Еще один отличный способ определить возможности закупок - рассмотреть административный аспект закупок. Определите, сколько времени в настоящее время тратится на выбор поставщиков, получение предложений и встречи с торговым персоналом. Выберите товар с большим объемом транзакций и создайте список предпочтительных поставщиков. Создайте соглашение о ценах с этими фирмами, а затем предоставьте список департаментам. Этот процесс устраняет большую часть работы, не связанной с добавленной стоимостью, и создает более эффективный процесс.