Как выбрать лучшую систему заказов на покупку?

Система заказов на покупку - это последовательность шагов, которые должен пройти человек, чтобы запросить приобретение товаров и услуг для использования компанией. Эти системы предоставляют контрольный журнал для отслеживания движения финансовых ресурсов компании. В бизнес-среде для систем существует несколько систем. Большинство из них сосредоточены на системе бухгалтерского учета и внутренней документации компании. Выбор лучшей системы заказов на покупку требует учета ряда факторов, связанных с бизнес-системами компании.

Владельцы и менеджеры бизнеса должны решить, хотят ли они использовать ручную или автоматизированную систему заказов на покупку. Ручные системы обычно включают использование бумажного блокнота, который содержит последовательно пронумерованные заказы на покупку. Сотрудник заполняет форму, которая обычно требует поставщика, цены, количества, описания и бухгалтерского кода, прежде чем отправить его на утверждение. Эти документы обычно включают в себя копию, хранящуюся в файле. Автоматизированная система работает аналогично, за исключением того, что сотрудники будут использовать программное обеспечение компании для ведения бизнеса или бухгалтерского учета и заполнят электронный документ заказа на покупку.

Количество заказов на покупку, которые компания будет генерировать в ходе своей обычной работы, будет играть большую роль при выборе системы заказов на покупку. Использование ручной системы может стать утомительным и привести к потере документа, что приведет к повторному созданию заказа сотрудниками. Кроме того, компании обычно должны хранить эти документы в течение нескольких лет, в зависимости от применимых федеральных законов или законов штата. Автоматизированная система заказов на поставку может облегчить некоторые из этих проблем, хотя изучение и использование компьютеризированной версии может потребовать больше обучения.

Другими факторами, которые следует учитывать при выборе системы заказов на покупку, является количество сотрудников, использующих заказы на покупку, и местонахождение офиса закупок компании. Предоставление нескольким сотрудникам доступа и создания заказов на покупку может потребовать от компаний иметь в наличии больше бумажных документов или несколько имен пользователей для доступа к модулю заказов на покупку. В крупных организациях часто есть отдел закупок или менеджер по закупкам для обработки заказа на поставку при размещении заказов. Если несколько человек обращаются к заказам на поставку, это может привести к переполнению информации в отделе закупок. Компаниям может потребоваться ограничить доступ в системе заказов на покупку, чтобы избежать этой проблемы.

Компаниям также необходимо учитывать, как заказы на поставку поступают в бухгалтерию. Лица в бухгалтерии должны иметь возможность легкого доступа к системе, чтобы просматривать заказы на покупку до оплаты счетов. Аудиторам также потребуется доступ, чтобы определить, как информация проходит через компанию. Невозможность отслеживать заказ на поставку на каждом этапе в системе может привести к изменениям в документе, которые могут поставить под угрозу значительную часть процесса управления денежными средствами компании.