Как выбрать лучшее программное обеспечение для виртуального офиса?

При выборе программного обеспечения для виртуального офиса вы должны учитывать характер вашего бизнеса и задачи, которые вам необходимо выполнять ежедневно. Если вы работаете в одиночку, вам потребуются некоторые базовые элементы, такие как программное обеспечение для работы с электронной почтой, программное обеспечение для обработки текстов, программное обеспечение для работы с базами данных, защита от вирусов и служебная программа. Если вы работаете в командной среде или вам нужно общаться с сотрудниками, вам может потребоваться поиск дополнительных функций, таких как обмен мгновенными сообщениями и централизованное хранилище файлов.

Хорошая программа электронной почты является важным приложением, которое нужно искать при покупке программного обеспечения для виртуального офиса. Некоторые интернет-провайдеры предоставляют программу электронной почты, но может быть лучше автономная почтовая программа. Это особенно верно, если вам нужны дополнительные функции, такие как отправка автоматических ответов. Большинство почтовых программ можно скачать бесплатно или поставить как часть операционной системы.

Виртуальное офисное программное обеспечение должно включать программу обработки текста. Есть довольно много вариантов на выбор. Некоторые программы для обработки текста могут быть загружены как часть бесплатного пакета, поэтому хорошая программа для обработки текста не должна быть дорогой. Некоторые операционные системы включают в себя очень простые программы обработки текста, но если вы занимаетесь бизнесом, вам может понадобиться что-то с дополнительными функциями.

Если вы находитесь в отрасли, где вам нужен быстрый доступ к информации или когда вам нужно организовать и хранить большие объемы данных, тогда программа базы данных должна стать частью программного обеспечения вашего виртуального офиса. Некоторые владельцы бизнеса настраивают списки для использования в маркетинговых целях, и программное обеспечение для баз данных делает это легко. Программы базы данных могут быть приобретены как часть программного пакета или могут быть загружены как бесплатное программное обеспечение.

Защита от вирусов - еще один важный аспект работы виртуального офиса. Если вам необходимо обеспечить безопасность данных, вам следует инвестировать в хорошую программу защиты от вирусов. Программы защиты от вирусов также могут иметь встроенные брандмауэры, которые обеспечивают дополнительную защиту. Если вы отправляете файлы туда-сюда или используете электронную почту, вам следует инвестировать средства в антивирусную защиту.

Служебные программы могут оптимизировать производительность вашего компьютера и должны учитываться при инвестировании в программное обеспечение виртуального офиса. Хорошая служебная программа позволит легко запускать задачи, связанные с производительностью, такие как очистка реестра, удаление временных файлов и удаление файлов cookie. Этот тип программного обеспечения может быть приобретен как отдельное приложение или может быть загружен как бесплатное программное обеспечение.

Если вы работаете в команде или у вас есть виртуальные сотрудники, вам следует приобрести программу обмена мгновенными сообщениями в рамках настройки вашего виртуального офиса. Это очень важная функция, когда вам необходимо поддерживать постоянный контакт с членом вашей команды, потому что сообщения можно обмениваться в режиме реального времени. Такая программа также экономит на телефонных звонках, так как большинство мессенджеров предлагают возможность голосового чата. Групповые конференции также можно проводить с помощью программ обмена мгновенными сообщениями.

Центральное хранилище файлов очень важно при работе в команде, особенно если каждый участник работает из другого места. Файлы могут храниться в Интернете, обеспечивая легкий доступ к важной информации. Это не только экономит время, но и позволяет каждому пользователю работать из любого места, если у него есть доступ к базе данных. Приложения «Программное обеспечение как услуга» (SaaS) часто имеют эту функцию, позволяя пользователям получать доступ к программному обеспечению с помощью своего подключения к Интернету.