Как мне написать письмо с предложением?

Во многих отношениях написание письма с предложением аналогично любому другому виду делового письма. Ясное, краткое, точное письмо важно для любого делового документа. Деловые предложения, однако, требуют определенных компонентов, таких как сопроводительное письмо предложения. Письмо с предложением, как и сопроводительное письмо с резюме, служит вежливым введением в данное предложение. Использование активного голоса, соблюдение принятого делового этикета и демонстрация признательности за ограниченное время читателя имеют первостепенное значение для успешного ответа.

Часто, когда крупные организации публикуют запросы на несколько проектов, сопроводительное письмо к предложению служит для информирования читателя, на какой запрос предложения (RFP) отвечает документ. Если между профессионалами или компаниями не существует взаимопонимания, письмо-предложение является одновременно введением и возможностью произвести хорошее первое впечатление. Когда отношения уже существуют, сопроводительное письмо может служить возможностью дополнить, выразить признательность или выразить постоянную добрую волю между обеими сторонами.

Независимо от того, существуют ли отношения между сторонами или нет, каждое письмо с предложением должно соответствовать правилам деловой письменности. Например, документ должен быть отформатирован с правильными заголовками, аккуратными полями и стандартным шрифтом или шрифтом. Ожидается обращение к соответствующему контакту и использование профессионального приветствия, приемлемого для культуры клиентов. Неправильная контактная информация или слишком неформальное приветствие могут повлиять на то, будет ли письмо с предложением прочитано или отклонено.

Помимо правильного этикета, тон письма с предложением также важен. Формальные, но персонализированные подходы обычно лучше всего работают в западных культурах, а некоторые деловые отношения допускают неформальный тон. Восточные культуры обычно, хотя и не всегда, предпочитают формальный, профессиональный подход. Если есть сомнения относительно правильного тона, лучше использовать формальный и профессиональный подход.

В то время как никакое письмо с предложением не гарантирует принятие, использование активного голоса и краткого письма улучшает шансы. Не используйте два или три слова, когда одного будет достаточно. Короткие, простые предложения лучше, чем длинные, сложные абзацы. Активный голос передает ясность и уверенность, поэтому избегайте глаголов «быть» в вашем письме. Избегайте таких фраз, как «если хотите» или «предпочитаете». Вместо этого используйте сильные глаголы действия и прямые призывы к действию.

Конкретное содержание письма-предложения будет отличаться для каждого проекта и деловых отношений. Одна распространенная ошибка, которую делают профессионалы при написании письма с сопроводительным предложением, - перефразировать или обобщать информацию, содержащуюся в сопроводительных документах. Имейте в виду, большинство бизнес-профессионалов ограничены во времени. Уважайте время своего читателя, а не просто пересказывайте содержание вашего предложения. Вместо этого, напишите свое письмо с мысленным представлением: что бы вы сказали или как бы вы представились лично, прежде чем передать документ с предложением?