Какие административные навыки?

Чтобы не отставать от постоянно меняющегося рабочего места, административные специалисты получают широкий круг обязанностей. Эти офисные профессионалы могут специализироваться в ряде областей, от юридических, медицинских и образовательных до государственных или технологических. Административные навыки будут различаться в разных отраслях, а также в разных географических точках.

Хотя это не всегда требуется, многие административные специалисты имеют сертификаты или дипломы в области бизнеса, администрирования, технологии офисных систем или смежных программ. Все эти должности обычно требуют, по крайней мере, диплом средней школы при поступлении. Кроме того, часто полезно иметь опыт или образование в конкретной области. Например, тем, кто работает в юридической среде, может быть полезно иметь административные навыки, связанные с юридическим образованием.

Офисные специалисты в технологических отраслях могут найти полезным обладать дополнительными навыками математики, естественных наук или компьютера. Большинство государственных должностей, как правило, также требуют сдачи экзамена на государственную службу. Непрерывное образование, семинары и профессиональные организации - это другие отличные способы получить дополнительные знания и навыки управления.

Хотя их обязанности могут варьироваться от поля к полю и от места к месту, большинство офисных специалистов по-прежнему будут обладать сходным набором способностей. Один из них включает в себя сильные организационные навыки. Административные специалисты должны иметь возможность многозадачности и использовать навыки управления временем. Административные работники, как известно, манипулируют многочисленными задачами и клиентами в дополнение к соблюдению сроков. Эти специалисты должны не только обеспечивать общие офисные процедуры, но и обслуживающий персонал; выполнять планирование; обрабатывать покупки; обучать других; и взаимодействовать с клиентами, поставщиками и широкой публикой.

Кроме того, административные навыки офисных работников должны включать исключительное общение, как письменное, так и устное. Они не только несут ответственность за быструю и эффективную обработку всех вызовов, они также должны регулярно проверять голосовую почту и сообщения электронной почты, отправляя их соответствующим сторонам. Сильные навыки письма, исследования и грамматики также важны для правильной обработки письменной корреспонденции в офисе и за его пределами. Административные профессионалы - по сути дела спасательный круг офиса.

Знание основных принципов делового этикета и соблюдение конфиденциальности при работе с конфиденциальным контентом и материалами являются дополнительными административными навыками, необходимыми в офисе. Еще один важный аспект работы включает в себя технологические навыки. Офисные профессионалы должны обладать хорошими навыками работы на компьютере и клавиатуре. Они также должны быть в курсе технологических изменений в различных системах программного обеспечения, таких как обработка текстов, электронные таблицы и базы данных, и поддерживать соответствующие навыки работы в Интернете. Управление записями также важно.

Ведение документации включает процедуры подачи документов, которые влекут за собой как электронную, так и ручную регистрацию. В разгар всего этого административные работники часто обязаны вести документы и поставки, а также распространять почту и посылки. Кроме того, оборудование в офисе, такое как факсы, копиры и принтеры, должно проверяться и обслуживаться в течение дня. Административные навыки требуют непрерывного образования и обучения, чтобы идти в ногу с меняющимися технологиями и мировыми требованиями.