Каковы процедуры закупок?

Каждая организация, которая покупает товары или услуги, имеет стандартные процедуры закупок , методы, которые они используют для приобретения этих вещей. Эти процедуры охватывают все аспекты цикла закупок, включая выбор поставщика, переговоры по контракту, размещение заказа и оплату. Все фирмы имеют процедуры закупок, и они используются для контроля за расходной деятельностью, обеспечения соответствующих разрешений и снижения риска переплаты. Закупочная деятельность или закупочная деятельность включает все расходы, за исключением расчета заработной платы, и часто составляет более 50 процентов всех расходов.

Основной движущей силой разработки процедур закупок является контроль над всеми расходами. Фактические используемые процедуры могут незначительно отличаться, но будут похожими. Соответствующий процесс утверждения обычно включает разделение задач и привлечение старших менеджеров для транзакций, которые будут стоить дороже, чем определенная цена. Другая стандартная процедура закупок заключается в ограничении доступа к формам заказа на покупку и требует подписанного разрешения от менеджера, а не от лица, использующего товары. Такое разделение получателя товара и утверждения предназначено для того, чтобы старший сотрудник знал о заказе и мог подтвердить, что материалы необходимы и будут использоваться для надлежащей цели.

Другой распространенной процедурой закупок является создание краткого списка предварительно утвержденных поставщиков для конкретных товаров. Продавцы добавляются в список путем проведения торгов, которые проводятся на плановой основе. Этот процесс разработан, чтобы быть прозрачным и предоставить фирме возможность получить скидки в цене, соответствовать стандартам качества и обеспечить своевременность доставки.

Риски для компании без надлежащих процедур закупок - это перерасход средств, неспособность достичь хорошей стоимости и мошенничество с покупками. Многие люди, у которых нет никакого обучения бухгалтерскому учету или закупкам, возмущаются шагами, включенными в запрос на покупку. Эти процессы, однако, предназначены для экономии времени и денег.

Другие распространенные процедуры закупок включают установку пороговых значений, которые инициируют различную закупочную деятельность. Например, для покупок, стоимость которых превышает определенную сумму, может потребоваться утверждение заказа на покупку на двух уровнях управления. Заказ на покупку по гораздо более высокой цене может потребовать выдачи предложения.

В некоторых случаях компании могут быть обязаны защищать свои контракты на покупку. Если поставщик, который участвовал в процессе торгов, считает, что ему не предоставлена ​​справедливая возможность участвовать в конкурсе, может быть подан иск. Договорное право является источником большой юридической активности, и фирмы с сильными процедурами закупок находятся в лучшем положении для защиты своих деловых решений.