Каковы лучшие советы для хранения бизнес-записей?

Большие и малые компании часто сталкиваются с проблемой поддержания организованной системы хранения деловых записей. Как правило, деловые документы хранятся в соответствии с установленными местными или региональными временными ограничениями. Знание требований о том, что хранить и на какой срок считается необходимым для создания адекватной системы записей.

Размер бизнеса обычно определяет глубину системы хранения деловых записей. Некоторые из хранящихся деловых документов включают налоговые декларации и кадровые документы. Финансовые записи, обычно ведущиеся бизнесом, - это операционные расходы, капитальные покупки, продажи и активы.

Бизнес должен проверить требования к хранению деловых записей, которые применяются в юрисдикции, которая регулирует отрасль бизнеса. В Соединенных Штатах Америки требования к хранению документов, связанных с налогами, заключаются в том, что деловые документы должны храниться не менее трех лет. Некоторые требования к доходам могут потребовать ведения финансовой отчетности даже после истечения рекомендованного времени.

Кадровые записи обычно хранятся не менее четырех лет. Эти и другие записи хранятся в надежном месте, особенно те, которые содержат личную информацию о прошлых и нынешних сотрудниках. Полные записи, когда налоги на заработную плату были поданы и выплачены, как правило, ведутся.

В большинстве случаев финансовые записи хранятся не менее семи лет. Отчеты из финансовых учреждений, инвентарные списки и годовые отчеты о доходах являются одними из типов документов, которые могут быть включены. Ведение хороших финансовых отчетов может свести к минимуму подверженность бизнеса юридическим вопросам.

Предприятия также могут обнаружить, что наличие системы очистки для удаления старых или ненужных деловых документов является полезным. Политика для системы хранения деловых записей может помочь упростить процесс и обеспечить, чтобы все сотрудники следовали одинаковым правилам. Как правило, это постоянная часть процесса поддержания адекватных деловых записей.

Обычно хорошей идеей является наличие достаточного места для хранения, если деловые документы хранятся на месте. Общепринятой практикой является ведение электронного архива деловых записей. Таким образом, соответствующие документы по-прежнему доступны, и предприятие может избежать остановки в случае пожара или другого стихийного бедствия, уничтожающего бумажные деловые документы.

Большинство компаний могут использовать компанию по управлению хранением записей. Это может высвободить время организации, чтобы сосредоточиться на вопросах, связанных с бизнесом, а не на управлении хранением деловых записей. Любые возможные проблемы с аутсорсингом системы хранения деловых записей могут быть уменьшены. Авторитетная компания обычно в общих чертах рассказывает о своих функциях безопасности и методах ведения деловых документов.