Каковы лучшие советы для планирования конференции?

Планирование бизнес-конференции - это не то, что происходит за одну ночь. Есть места для бронирования, спонсоры для сбора и докладчики для участия. Также есть небольшие детали, такие как, где участники будут находиться в городе, какое питание предоставляется, и целый ряд других вопросов, которые необходимо решить, чтобы конференция была успешной. Если вы собираетесь заняться планированием конференций, вот некоторые вещи, которые следует иметь в виду.

Во-первых, никогда не думайте, что вы можете справиться со всеми деталями самостоятельно. На самом деле, весьма вероятно, что вы не сможете составить полный список всего, что должно быть организовано без какой-либо помощи. По этой причине вашей первой задачей в качестве организатора конференции должно быть создание комитета по планированию. Обычно группы из пяти-шести человек достаточно, чтобы собрать ежегодную конференцию для ста пятисот участников. Комитет в целом с большей вероятностью охватит все основы и даст возможность заранее рассмотреть все ключевые аспекты собрания.

Наряду с подготовкой вашего комитета очень важно начать подготовку как можно скорее. Это действительно не имеет значения, если до бизнес-конференции восемь месяцев. Специалисты по планированию конференций часто начинают работу над предстоящим мероприятием за десять-одиннадцать месяцев. В качестве преимущества у вас будет больше времени для сравнения цен в различных местах проведения конференций, изучения и согласования более выгодных цен на отели для участников, а также у вас будет больше времени для поиска нужных докладчиков для мероприятия.

Убедитесь, что у каждого члена комитета есть конкретные задачи для выполнения. Каждое задание должно быть приоритетным и иметь установленную дату доставки. Планирование конференции часто включает в себя упорядочение задач в логической последовательности, чтобы элементы действий, которые должны быть выполнены до того, как будут рассмотрены другие элементы, выполнялись вовремя. Поскольку каждый член комитета отвечает за выполнение определенного набора заданий до следующего собрания, вероятность того, что даты проведения мероприятия будут перегружены, меньше шансов.

Всегда получайте обязательства в письменной форме. Вы хотите получить письменное подтверждение от отеля, что ваши посетители получат определенную дневную ставку во время посещения мероприятия. Также получите документированную и подробную информацию о том, что отель предоставит в виде конференц-залов и актовых залов для выступлений, обедов и занятий, предлагаемых во время конференции. То же самое верно для любых специальных авиа или железнодорожных тарифов, которые вы предоставляете посетителям. Это не только обеспечит вам душевное спокойствие, но и облегчит обзор прогресса, достигнутого на каждом заседании комитета по планированию, и поддержание точной картины того, что еще предстоит сделать.

Предоставьте участникам мероприятия подробные инструкции и рекомендации заранее. Подготовьте простую схему, которая указывает, где каждый выставочный стенд может быть установлен в конференц-зале или выставочном зале, вместе с информацией о том, куда заранее отправлять материалы стенда и где их можно забрать в день их прибытия для организации выставки. Это избавит всех, включая комитет по планированию конференций, от множества головных болей в преддверии мероприятия.

Последний совет при планировании конференции - ожидать неожиданного. Независимо от того, насколько тщательно ваш комитет планирует мероприятие, всегда будет какой-то сбой. Динамик заболеет и вынужден будет отступить, иначе отель случайно забронирует один из банкетных залов. Воспользуйтесь коллективным опытом вашего комитета, чтобы определить некоторые наиболее распространенные проблемы, которые могут возникнуть в последний момент, и заранее решить, как их эффективно решать.

Когда планирование конференции выполнено эффективно, организация может относительно легко принять конференцию и одинаково легко заинтересованные стороны посетить конференцию. Ваша цель действительно двойственная по своей природе. Вы хотите, чтобы поток конференции был как можно более равномерным. В то же время вы также хотите убедиться, что любые непредвиденные проблемы могут быть решены быстро и эффективно. Планируя заранее, делегируя задачи компетентному комитету и логически обрабатывая элементы действий, вы уверены, что процесс планирования конференции будет управляемым и в конечном итоге очень успешным.