Каковы лучшие советы для организации рабочего места?

Существует множество способов создать и поддерживать организованное рабочее место. Следование лучшим советам по организации рабочего места может сэкономить время, расслабить сотрудников и повысить уровень производительности. Сделав несколько изменений в том, как вы справляетесь с бумагами, украшаете офис, используете рабочий стол и работаете за компьютером, вы можете наслаждаться более эффективным рабочим местом. Некоторые советы включают использование ежедневных списков дел, упорядочение файлов, уменьшение беспорядка на рабочем месте и ведение расписания в календаре.

Организация рабочего места зависит от наличия предметов там, где они вам нужны, когда они вам нужны. Предполагается, что сотрудники теряют около часа в день, пытаясь найти предметы, необходимые для выполнения задач. Придерживаясь системы организации рабочего места, вы можете уменьшить количество времени, теряемого каждый день, просто пытаясь найти предметы. Как обычно, заканчивайте каждый день, составляя списки заданий, которые необходимо выполнить на следующий день, и начинайте на следующий день, собирая все необходимые материалы. Выделите задачи из списка по мере их выполнения; это позволит вам сосредоточиться на уровне производительности в течение дня.

Файлы должны храниться в порядке всеми заинтересованными в организации рабочего места. Разделяйте разные файлы и размещайте их в соответствующих папках. Избегайте случайной подачи документов или оставления файлов в своих папках дольше, чем это необходимо. Сделайте личную цель подать лист бумаги, как только он коснется ваших рук.

Создайте больше места на вашем рабочем месте. Беспорядок, в том числе мебель или декор, может негативно повлиять на способность сотрудника концентрироваться. Подумайте об удалении ненужных предметов мебели, чтобы создать больше пространства и места для размышлений. Если вы считаете, что ваш офис кажется слишком пустым, подумайте о замене мебели более организационными инструментами, такими как ящики. Точно так же попытайтесь увеличить пространство на своем столе, удаляя предметы, которые не используются регулярно, и очищая свой стол в конце каждого дня.

Помните, что организация рабочего места распространяется не только на физические элементы. Цифровые данные, а также физические объекты также должны быть организованы. Создайте цифровую систему, которая имеет смысл для вас и вашего бизнеса, и внедрите ее. Любая система, которая облегчает получение важной информации, может быть полезна для вашего рабочего места.

Современное цифровое общество может облегчить сотрудникам использование календарей, расположенных на компьютерах или цифровых устройствах, но если эти цифровые документы будут утеряны, их будет трудно восстановить. Бумажные календари обеспечивают физическую документацию задач, проектов, встреч и заданий. Календари должны быть достаточно большими, чтобы удовлетворить потребности их хранителя; например, если менеджер ведет календарь, ему или ей следует подумать о покупке календаря, который может помочь ему или ей отслеживать сотрудников. Цифровые календари тоже можно хранить, но они должны дополнять физические календари и не использоваться вместо них.