Каковы различные методы организации делопроизводства?

Есть несколько способов организации документов, в зависимости от типа информации, которой вы пытаетесь управлять. Например, некоторым людям может понадобиться помощь в работе с почтой и другими бумагами, которые каждый день попадают в их дома. У других есть дезорганизованный домашний офис с запутанной смесью жизненно важных документов и ненужного беспорядка. Тем не менее, другие люди могут аккуратно организовывать свои бумаги, но им просто не хватает места для хранения, чтобы не мешать им. Есть практические решения для каждого из этих типов проблем. Многие считают, что лучшим вариантом является некоторая комбинация сортировки, очистки, хранения и хранения.

Организационные эксперты часто имеют определенные правила для организации бумажной работы или приручения бумаги . Например, некоторые специалисты рекомендуют прикасаться к листу бумаги как можно меньше раз, когда имеешь дело с ним. Многие люди предлагают немедленно открывать ежедневную почту, а затем решать, следует ли ее отменить или подать, вместо того, чтобы положить ее в другую кучу для последующего рассмотрения. Оплачиваемые счета могут быть организованы в соответствии с установленным сроком, и может быть полезно использовать календарь платежей или систему напоминаний, чтобы избежать просроченных платежей.

Организация ежедневной бумажной работы с помощью некоторых инструментов может помочь кому-то избежать накопления беспорядка. Предметы, которые могут быть полезны при работе с бумагами, включают корзины или лотки для входящей почты, а также мусорные и мусорные баки для утилизации нежелательных документов. Небольшие папки или организаторы также могут пригодиться для вещей, которые люди регулярно носят с собой. Например, люди, которые используют купоны при совершении покупок, могут воспользоваться портативным органайзером типа гармошки.

При попытке организации домашнего офиса многие люди предпочитают упорядочивать документы, используя папки с файлами и шкафы или коробки с ярлыками. После устранения ненужных предметов документы, оставшиеся в офисе, можно сортировать и подавать в соответствии с конкретными категориями. Типичными примерами этого являются личная информация, медицинские записи и финансовая информация. Прочные картонные или пластиковые контейнеры могут быть полезны для длительного хранения документов, которые не нужно регулярно просматривать.

Дополнительный совет для организации оформления документов заключается в сокращении фактического количества бумаги в доме. Многие документы можно отсканировать и сохранить на компьютере или на внешнем жестком диске. Можно также создавать компьютерные файлы для бюджетов и других домашних записей, тем самым устраняя лишнюю бумагу. При необходимости печатные копии документов могут быть распечатаны при необходимости. Личный сейф или сейф часто рекомендуется для хранения незаменимых или официальных документов.