Какие шаги для выверки Главной книги?

Сверка Главной книги является важным шагом в обеспечении надлежащего учета финансовой деятельности организации, чтобы можно было доверять финансовому отчету организации как точному отражению ее финансового состояния. Сама выверка относится к сравнению различных записей с целью обеспечения точности и согласованности цифр и, когда они не совпадают, их согласования. Подобно сверке личной чековой книжки, сверка главной книги включает проверку того, что все операции организации в течение периода были должным образом зарегистрированы. Согласование главной книги, конечно, намного сложнее и часто компьютеризировано; несмотря на это, согласование главной книги крупной корпорации иногда может занять несколько дней.

Первым шагом в процессе сверки Главной книги является обеспечение того, чтобы лица, ответственные за сверку, не участвовали в размещении ее счетов. Наличие системы сдержек и противовесов важно для предотвращения мошенничества или растраты. Аналогичным образом, необходимо вести постоянный постоянный учет всех транзакций. Например, все доходы должны быть незамедлительно зарегистрированы и ежедневно вноситься в банк. Различия между суммами, депонированными в банке, и доходами могут быть просто техническими ошибками, но могут также выявить мошенническую деятельность.

Суммы записей во вспомогательных книгах проводятся в «сверке счетов» в главной книге. Записи в вспомогательных книгах, таких как кредиторская задолженность или дебиторская задолженность, должны сравниваться с их подтверждающими документами, а сумма записей в каждой вспомогательной книге должна сравниваться с соответствующей записью в главной книге. Существует множество возможных ошибок при публикации в Главную книгу, и большинство из них не связаны с мошенничеством или растратой. Например, позиции могут быть разнесены с правильными суммами наличными, но не на тот счет, или цифры в проводке могут быть транспонированы. Тщательное согласование главной книги должно выявить эти ошибки. При обнаружении ошибок или несоответствий их не следует исправлять, а записывать отдельно и размещать в качестве сверяющих записей.

Одной из наиболее важных сверок Главной книги является сверка денежных средств, которая сравнивает записи Главной книги с записями банковских депозитов. Хотя ошибки, обнаруженные на этом этапе, могут быть простыми канцелярскими просчетами, к ним следует относиться очень серьезно; если их не поймать, они могут привести к искажению финансового положения компании в финансовой отчетности, которая полностью составлена ​​из главной книги.

Другим важным элементом сверки главной книги является пробный баланс, который просто сравнивает сумму всех дебетов с суммой всех кредитов. Если два итоговых значения не равны, счета находятся вне баланса и, по крайней мере, ошибка должна быть отслежена и внесена корректирующая запись.

Особенно в крупной организации неразумно ждать подготовки финансовой отчетности, чтобы привести в соответствие главную книгу. Вместо этого выверка счетов Главной книги должна проводиться на постоянной основе по мере выполнения проводок, а компоненты, составляющие вспомогательные книги, должны пересматриваться и сверяться как можно чаще. Пробный баланс также должен приниматься настолько часто, насколько это практически возможно, но ни в коем случае не реже одного раза в месяц.