Что мне нужно знать о деловом этикете электронной почты?

Поскольку сейчас ведется большая часть бизнеса по электронной почте, понимание этикета деловой электронной почты имеет большое значение. Несколько рекомендаций, которые следует иметь в виду, - это знать свою аудиторию, держать общение коротким и конкретным, и поддерживать деловую электронную почту похожей на обычную деловую почту. В этих правилах деловой этики есть несколько исключений.

Если кто-то отвечает на запрос о работе или служебное сообщение, обязательно по возможности выясните, можно ли отправлять вложения. Деловое электронное письмо в ответ на объявление о работе должно быть по сути сопроводительным письмом. В большинстве объявлений будет указано, добавлять ли резюме или вырезать и вставить его. Некоторые компании не открывают вложения и удаляют электронные письма с вложениями.

Кроме того, когда вложение приемлемо, убедитесь, что оно не имеет большой длины. В большинстве случаев отправка чего-либо более 150 тыс. Считается серьезным нарушением этикета деловой электронной почты. Однако для проекта, над которым работают два человека, иногда могут потребоваться графические файлы или файлы проекта, которые занимают больше места. Просто выясните, хочет ли бизнес-партнер отправить их по электронной почте. Он или она может предпочесть копию диска с почтой, чтобы сократить время загрузки письма.

Деловой электронный этикет предлагает использовать формальность при обращении к людям. В общем, обращайтесь к людям так, как если бы вы разговаривали с человеком. Если обычно кто-то обращается к мистеру Брауну, не начинайте письмо с имени мистера Брауна. Если кто-то обычно называет мистера Брауна по имени, деловой этикет электронной почты позволяет использовать менее формальный адрес.

Там, где кто-то не знаком с состоянием в браке женщины, деловой этикет электронной почты предлагает термин «г-жа». Исключением является электронное письмо врачам. В этом случае используйте формальное название доктора

Обязательно укажите конкретную строку темы относительно содержимого своей электронной почты. Это может быть «Ответить на вакансию № 1351 в списке Крейга» или «Давайте встретимся на этой неделе, чтобы обсудить наши варианты». Убедитесь, что тема отражает материал, который мы собираемся представить.

Деловая электронная почта не нуждается в творческой пунктуации, смайликах или других эффектах, которые могут возникнуть в обычной электронной почте между друзьями. Это также должно быть свободно от сокращений чата. Два близких деловых партнера могут включить их в свои электронные письма, но обычно формально лучше.

Чтобы сократить пространство, не цитируйте все материалы, присланные кем-то другим. Вырезайте, вставляйте и цитируйте только короткие фрагменты материала, когда это уместно. Если материал не актуален, удалите цитируемый материал, прежде чем отвечать на сообщение. Кроме того, делайте свой собственный материал коротким и конкретным.

Бизнес-этикет электронной почты также требует общения, используя хорошую грамматику, правильно составленные предложения и правильно написанные слова. Если кто-то не силен в этих областях, общение может выглядеть довольно глупо и может показаться менее разумным. Обязательно прочитайте материал для проверки орфографии и грамматики, а затем прочитайте его снова, вслух, чтобы убедиться, что он имеет смысл. Если грамматика все еще остается проблемой, рассмотрите курс делового письма, чтобы помочь улучшить письменное общение.

Наконец, не добавляйте деловых партнеров в свой список шуток. Это явное нарушение делового электронного этикета. Если кто-то работает с кем-то, кому нравятся шутки, попросите его личную электронную почту добавить в свой список. Кроме того, никогда не пересылайте цепную почту деловому партнеру. Если получено предупреждение о вирусе, проверьте сайты обмана в Интернете, прежде чем отправлять их деловым партнерам. Большинство предупреждений о вирусах, отправляемых по электронной почте, являются обманом и вызывают ненужную тревогу или занимают место в почтовом ящике, ориентированном на бизнес.