Что такое бизнес-запись?

Бизнес-запись - это документ, который фиксирует любой тип деловых операций. Термины часто используются, чтобы охватить все документы, которые предоставляют справочную информацию о взаимодействиях с клиентами и потенциальными клиентами, а также записи, которые касаются конкретных транзакций, происходящих между поставщиком или поставщиком и клиентом. Цель ведения бизнес-записи заключается в том, чтобы иметь возможность создавать документацию, связанную с конкретной транзакцией, и идентифицировать точную последовательность событий, которые произошли как часть этой транзакции. Многие правительства требуют, чтобы компании, действующие в их границах, разработали стратегию управления записями, которая поддерживает широкий спектр записей, охватывающих практически все аспекты бизнес-операций.

В компании деловая запись может относиться к нескольким различным функциям. Хотя многие люди склонны считать этот тип делового документа связанным с продажами, совершаемыми покупателям, факт заключается в том, что этот термин также применяется к широкому кругу документов. Сюда входят исходные документы учета, такие как заявки, заказы на поставку, упаковочные листы, счета-фактуры и платежи, произведенные для этих счетов-фактур. Считается, что трудовые договоры и кадровая папка также соответствуют основным критериям деловой документации, поскольку эти документы отражают значительные транзакции в жизни компании. Даже межведомственные меморандумы, протоколы заседаний совета директоров или инвесторов, а также пресс-релизы часто считаются относящимися к широкой категории деловых записей.

Основная функция любой деловой записи - документировать историю, стоящую за конкретными событиями в жизни компании. Например, в личном деле сотрудника будут содержаться ценные данные о найме сотрудника, любых принятых решениях или дисциплинарных мерах, корректировке заработной платы или обстоятельствах, связанных с увольнением или увольнением. Записи этого типа защищают

работодатель

от претензий о незаконном увольнении или других видов обвинений, которые работник может предъявить. В то же время детали в папке персонала могут также работать на пользу работнику, если работодатель не смог документировать определенные события или предпринимает действия, которые выходят за рамки действующего законодательства о занятости.

Ведение точных записей крайне важно для предоставления документации, связанной с полученными доходами, операционными расходами и подготовкой налоговых деклараций. В случае аудита компании с четкой политикой ведения деловых операций будет легко создавать документы, подтверждающие данные, представленные в отчетах. Это облегчает проверку каждой отдельной позиции в налоговой декларации и позволяет избежать наложения просроченных сборов и других штрафов, которые могли бы применяться, если бы предприятие не могло предоставить документы для подтверждения этих цифр.