Что такое функциональная запись?

Функциональная запись, также называемая операционной записью, представляет собой письменный документ, который описывает деятельность компании и окружающие события. Он записывает определенную информацию в определенном формате, но не является административной записью. Этот тип документа чаще всего создается во время или около того времени, когда происходит действие, и обычно считается наиболее надежной версией событий, потому что он создается близко к информации, которую он представляет.

Предприятия ведут учет, чтобы они могли работать более эффективно, сообщать о своей деятельности инвесторам и государственным учреждениям и оценивать результаты деятельности на историческом фоне. Многие из форм, которые бизнес создает, чтобы помочь ему вести учет, являются административными, например, контактные листы сотрудников. Эти формы документируют стандартные офисные операции и вещи, которые менеджеры ожидают регулярно.

Часто предприятия должны собирать информацию, которая не является административной или стандартной. Эта информация часто уникальна во времени, хотя способ записи информации может быть единообразным. Для документирования этой информации компания использует функциональную запись или письменную запись о том, что произошло, что позволяет компании регистрировать одновременную учетную запись и, при необходимости, получать информацию в будущем.

Существует много разных типов функциональных записей. Возможно, самый простой способ понять использование такого рода инструмента - это рассмотреть несколько распространенных примеров. Отчет об инциденте - это тип функциональной записи. Компании часто требуют, чтобы сотрудники заполняли отчет об инциденте, в котором подробно описывается, что произошло, если сотрудник или клиент получил травму на месте или во время работы в компании. Эта функциональная запись заполняется только при необходимости, но она очень важна, потому что она документирует события словами вовлеченных людей, близких по времени к тому, когда событие произошло.

Другой тип функциональной записи - это форма обратной связи с клиентом. Не каждый клиент заполняет форму обратной связи, и клиент обычно делает это только тогда, когда у него есть что-то конкретное, чтобы сказать об услуге текущего дня. Форма обратной связи является функциональной записью, потому что она документирует уникальное событие, которое произошло в определенное время, по словам вовлеченного лица.

Билет на поездку - это функциональная запись, которая заполняется чаще. Зачастую компания заставляет своих водителей заполнять отчет с деталями поездки каждый раз, когда водитель вывозит служебный автомобиль. Таким образом, если менеджер должен ответить на вопросы об эксплуатации транспортного средства, которые произошли в прошлом, он имеет одновременный отчет о деятельности, подготовленный водителем для проверки.

Функциональные записи могут предоставить бизнесу защиту от ответственности. У клиентов и сотрудников часто есть годы, чтобы подать иск против бизнеса за ряд гражданских правонарушений. Без одновременной записи событий компании было бы трудно доказать, что именно произошло в прошлом.