Что такое почтовый поток?

Почтовый поток - это сумма документов, пакетов и электронной переписки, которая проходит через офис или по дому. Этот термин чаще используется в корпоративном мире, обычно в контексте изучения того, как управлять большим почтовым потоком, который идет с большой компанией. Несколько компаний специализируются на почтовых сервисах, предлагая способы повышения эффективности на каждом этапе процесса рассылки. Для компаний, которые специализируются на маркетинге, создание оптимизированной почтовой системы жизненно важно.

В дополнение к самой почте, почтовый поток включает в себя шаги по пути. Создание документа, обработка почты, хранение, обработка и все другие задачи, связанные с почтовым потоком, включены в него. С момента создания документа до момента его ухода из компании он включается в почтовый поток. С другой стороны уравнения, как только часть корреспонденции попадает в компанию, она также становится частью почтового потока, пока не будет обработана соответствующим образом.

Счета, пакеты, личная переписка, маркетинговые материалы и цифровые документы являются частью почтового потока. Хотя люди обычно могут управлять своей почтой в одиночку, компании обычно необходимо внедрить систему. Большинство компаний ежедневно рассылают большие объемы материалов, направляя широкую почту компании через центральное почтовое отделение. Некоторые из мер, которые предпринимаются для сглаживания почтового потока, включают использование стандартных конвертов, сортировку почты перед отправкой, чтобы компания могла получать оптовые расценки, и использование компьютерных программ для управления почтой. Входящая почта обрабатывается и доставляется сотрудниками почтового отделения.

В сфере электронных коммуникаций многие компании используют мощные службы фильтрации и сортировки для организации почты до того, как она достигнет конечного пункта назначения. Как правило, эти программы отфильтровывают вирусы и нежелательные материалы, прежде чем гарантировать, что цифровое общение достигнет нужного человека. Многие компании также используют преимущества цифровой почтовой рассылки для рассылки рекламных писем клиентам, поскольку прямой маркетинг с использованием цифровых средств намного дешевле, чем физическая прямая почтовая рассылка.

Ведя хороший учет почтового потока, компания может предложить лучшие услуги для клиентов и клиентов. Большинство компаний также борются с синхронизацией цифровых и физических коммуникаций. Цифровая корреспонденция имеет намного более короткое время задержки, чем физическая. Для клиентов это может раздражать или расстраивать, если записи компании не поддерживаются в актуальном состоянии. В компании с синхронизированным и организованным почтовым потоком представитель компании может найти клиента и отследить всю переписку компании с ним, что значительно упрощает взаимодействие с клиентом.