Что такое система встреч?

Система собраний - это техника, используемая для того, чтобы встречи, конференции или другие собрания людей проходили более гладко, приходили к взаимоприемлемым решениям или иным образом достигали цели. Существует много различных систем собраний, которые доступны компаниям, группам или правительственным органам для эффективного проведения собраний. Используемая система собраний часто определяется руководством компании или согласовывается большинством голосов внутри группы. Система может быть структурированной или неструктурированной и часто связана с определенными правилами и временными ограничениями.

«Правила порядка Роберта» - это общая система собраний, которая используется многими компаниями и парламентскими органами. Система была разработана в начале 20-го века и использует ряд правил проведения собрания. Встречи, проводимые с использованием правил порядка Роберта, часто имеют председателя или президента, который наблюдает за событиями. Правила определяют, кто будет говорить, как долго он будет говорить, как будут оцениваться вопросы, и порядок событий на собрании. Система может быть изменена в соответствии с потребностями компании или изменена государственным органом, который ее использует. Преимущество системы такого типа заключается в том, что она часто предотвращает монополизацию времени на заседаниях в ходе длительных дискуссий и обеспечивает упорядоченный процесс для достижения целей. Недостатком является то, что правила сложны и длительны, и поэтому многие сотрудники могут быть не знакомы со всей системой.

Открытое пространство - это система собраний, которая гораздо менее структурирована и часто используется компанией на конференции, выездном совещании или даже еженедельном собрании персонала. В соответствии с этой системой, цель или несколько целей предоставляются посетителям в начале. Затем посещающие группы разбиваются на группы и используют творческие процессы, чтобы попытаться достичь цели в ходе мероприятия. Система собраний в открытом пространстве эффективна для вовлечения большинства сотрудников или посетителей в процесс, но отсутствие структуры в этой системе может не подходить для каждой компании.

Компании, в которых работают сотрудники в нескольких географических точках, часто могут использовать систему онлайн-собраний. Веб-сайты или программы позволяют человеку проводить встречу через Интернет. Эти программы часто имеют систему голосования, которую можно использовать для решения проблем, и позволяют участникам участвовать в интернет-чате или с помощью голосовых технологий. Организатор может использовать эту систему собраний для отключения телефонных звонков от участников и определения порядка событий и того, кто и когда может говорить. Эти системы часто позволяют пользователям делать презентации PowerPoint, показывать видео и использовать технологию совместного использования экрана в учебных целях и для достижения других целей собрания.