Что такое кадровая группа?

Крупные организации обычно используют группу персонала как способ определения различных типов сотрудников. Развитие этого термина тесно связано с внедрением информационных систем управления персоналом (HRIS), которые произвели революцию в бизнес-процессах управления персоналом в широком спектре компаний. Группа персонала используется для удовлетворения трех основных потребностей: создать метод определения сотрудников, которые имеют определенные общие функции, облегчить обслуживание и тестирование, а также отслеживать активность по группам.

При определении группы персонала самый простой способ сделать это - рассмотреть организационную структуру на высоком уровне. Профсоюзные группы - это простое место для начала, так как внутри профсоюзной группы все работники будут иметь определенные общие условия занятости. Это может включать в себя право на отпуск, правила расчета сверхурочной работы, членские взносы и требования к стажу работы.

Номенклатура, используемая для определения группы персонала, различается, и в зависимости от имеющегося программного обеспечения для работы с персоналом могут быть ограничения на количество символов. Как правило, большинство организаций используют аббревиатуру для объединения или описание основной должности для определения групп персонала. Хотя можно использовать числовую последовательность, она может быстро стать очень сложной для сотрудников отдела кадров, архитекторов данных и других людей, которым необходимо манипулировать данными.

Как только профсоюзным группам назначена уникальная группа персонала, следующим этапом является определение групп для оставшихся сотрудников. Для этой цели используются разные методологии, в зависимости от сложности организации. Посмотрите на различные должности или должностные инструкции и определите общие черты, которые охватывают несколько сотрудников. Эти общие черты должны быть элементами, для которых фирме необходимо будет создавать уникальные отчеты. Руководители вице-президента и более высокого уровня часто объединяются в одну группу персонала.

Избегайте создания группы персонала по местоположению или подобной структуре отчетности. Эти общие черты уже выявлены с помощью почтового адреса, указателей местоположения, а также номеров или должности. Вместо этого, посмотрите на один уровень выше, сосредоточившись на схожих планах получения пособий или рабочих заданиях.

Группы персонала должны быть организованы в структуру, максимально имитирующую фактическую организационную структуру. Должны существовать варианты, позволяющие запускать отчеты для разных ветвей организационной структуры, объединяя, при необходимости, несколько групп персонала. Сводные отчеты обычно запрограммированы на использование иерархической структуры для удовлетворения этих потребностей и могут быть встроены в экраны выбора отчетов.

Важно правильно определить группы персонала, так как любые изменения в общих чертах группы могут быть изменены один раз и применены ко всем сотрудникам в этой группе. Например, если все работающие в профсоюзе сотрудники имеют право на ежегодное повышение заработной платы, то это изменение может быть применено к определенной группе персонала. Это значительно упрощает требования к программированию, тестированию и коммуникации.