Что такое система управления процессами?

Система управления процессами - это методология, обычно используемая для планирования, мониторинга и управления бизнес-процессами. Термин «управление процессами» используется для объяснения всех шагов, предпринимаемых для лучшего понимания требований клиента, и определения наиболее экономически эффективного способа удовлетворения этих потребностей. Важно отметить, что система управления процессами может представлять собой либо последовательность шагов и задач, либо систему компьютерного программного обеспечения. Независимо от типа системы, существует ряд конкретных задач и шагов, которые обычно должны быть выполнены.

Каждая система управления процессами обычно включает в себя шесть задач, все из которых должны быть выполнены по порядку. Первая задача - определить процесс, понять потребности клиента, а также риски и проблемы, с которыми сталкивается организация при удовлетворении этих потребностей. Четко определенный процесс, как правило, имеет важное значение, так как команда бизнес-аналитиков будет постоянно возвращаться к этому вопросу в течение всего проекта.

Визуализация идеального процесса является следующей задачей. Этот процесс требует четкого понимания процесса, отраслевых стандартов, государственных нормативов и любых других правил, регулирующих бизнес-процесс. Помимо понимания требований третьих сторон, необходимо также учитывать текущую структуру организации и любые уже существующие системы.

Метрики - это лучший способ разработать базовый уровень текущего бизнес-процесса и определить, как применение системы управления процессами поможет в деловых операциях. В частности, информация о скорости оборота, времени обработки, времени отклика клиента и любых задержках или узких местах должна быть задокументирована. Эти значения будут использоваться в процессе внедрения системы управления процессом и должны использоваться после внесения любых изменений для оценки успешности процесса.

Внутренние средства контроля требуются в любом процессе, и текущие средства управления обычно должны быть задокументированы. При использовании системы управления процессами важно включать разработку и внедрение внутренних средств контроля в систему. Эти элементы управления необходимы для управления доступом, предоставления контрольных журналов и поддержки организации.

При внедрении системы управления процессами разрабатываются два типа отчетов. Отчеты о деятельности предоставляются на каждом этапе и распространяются среди заинтересованных сторон и владельцев бизнес-процессов. Целью этих отчетов является информирование всех о состоянии проекта и документирование всей информации, полученной в процессе. Второй тип отчетов основан на происходящих транзакциях, выявленных проблемах, показателях оборачиваемости и других значениях, обычно используемых для измерения производительности.