Что такое отдел закупок?

Отдел закупок - это отдел или отдел, который отвечает за приобретение необходимых товаров и услуг, необходимых для управления компанией или муниципалитетом. Для выполнения этой обязанности отделу обычно предоставляется право вести переговоры по контрактам с поставщиками, ограничивать суммы закупок и генерировать заказы на закупку в соответствии с утвержденными заявками. Отдел закупок также может быть уполномочен выдавать Запросы предложений (RFP), чтобы определить лучших поставщиков для конкретного товара или услуги. Благодаря современным средствам связи существует ряд превосходных систем электронных закупок, которые могут помочь отделу в повседневной функции заказа, отслеживания и получения этих товаров и услуг.

Одним из основных преимуществ отдела закупок является то, что централизация функции закупок позволяет стандартизировать процедуры закупок. Это часто может привести к лучшему контролю за процессом бухгалтерского учета, поскольку все заказы выполняются центральным органом, а не каждым департаментом или отделом бизнеса или другим лицом, заказывающим товары и услуги самостоятельно. Поскольку закупки осуществляются по одному трубопроводу, гораздо проще отслеживать расходы и держать их в разумных пределах.

Еще одним преимуществом отдела закупок является возможность совершать оптовые закупки товаров, необходимых в нескольких отделах. Например, системы закупок, которые могут отслеживать использование канцелярских товаров во всех отделах, могут помочь определить, сколько листов бумаги необходимо для поддержания бизнеса в течение определенного периода времени. Используя эти данные, люди, участвующие в закупках, могут обычно назначать более низкую цену за единицу, размещая один большой заказ у поставщика, тем самым экономя деньги компании. Это было бы трудно осуществить без какого-либо центрального процесса закупок.

Отдел закупок нередко также приглашает поставщиков принять участие в тендере для бизнеса компании. Это означает, что подразделение имеет возможность инициировать и контролировать контракты на закупки, которые фиксируют специальные тарифы для различных товаров и услуг, по крайней мере, на определенный период времени. Подразделение может использовать эту модель как часть закупок материалов или даже строительных закупок, если компания или муниципалитет вовлечены в проект строительства.

В целом, программы закупок построены так, чтобы работать честно и честно. Обычно в систему встроена серия сдержек и противовесов, чтобы было труднее обойти установленные процедуры или чтобы люди, работающие в отделе, получали специальную компенсацию в обмен на контракт с поставщиком. Как и в любом департаменте или отделе, который занимается финансами любого типа, отдел закупок проверяется на регулярной основе, обычно не реже одного раза в год. Это помогает удостовериться в соблюдении процедур и в том, что все транзакции проводятся как законно, так и этично