Что такое система закупок?

Система закупок обычно представляет собой компьютеризированную систему, предназначенную для управления процессом закупок. Закупки - это термин, используемый для описания закупочной деятельности для бизнеса или организации. Существует два основных типа систем закупок: электронные закупки и стандартные закупки. Оба типа систем широко доступны и часто включены в программный продукт для планирования ресурсов предприятия (ERP) или бухгалтерского учета.

Хотя предоставляемые функции различаются в зависимости от программного обеспечения, типичный инструмент закупок включает заявки на покупку, заказы на покупку, поступления материала и обработку счетов. В дополнение к этим основным требованиям, большинство систем включают в себя множество инструментов отчетности. Встроенные процессы утверждения, средства контроля и средства управления средствами обычно являются стандартными для более крупных продуктов.

Основная концепция закупок заключается в том, что расширенное планирование, планирование и групповые покупки приведут к снижению затрат, более эффективному ведению бизнеса и, следовательно, увеличению прибыльности. Система управления закупками используется для управления этим процессом, обеспечивая время обработки счетов, отслеживание общих расходов по типам товаров, а также финансовых обязательств и управление денежными потоками. Полное внедрение системы закупок обычно приводит к значительным изменениям в существующем бизнес-процессе, так как система потребует наличия определенных средств внутреннего контроля и процедур.

Электронная система закупок также известна как электронная закупка. Этот термин используется для описания программного обеспечения, которое позволяет покупателям получать доступ к каталогам поставщиков через Интернет, а также принимать электронные счета. Покупатели выбирают свои материалы, указывают счета, с которых будет взиматься плата за покупку, и создают заказ на покупку в системе учета. Вся деятельность, связанная с закупками, выполняется в электронной системе, что сокращает объем документации и повышает эффективность.

Электронная обработка счетов-фактур позволяет отдельным компаниям оптимизировать рассмотрение и утверждение счетов-фактур. Затем данные передаются через серию онлайн-утверждений, а затем обрабатываются для оплаты в системе учета. Этот тип системы закупок очень популярен в крупных фирмах, где заключены контракты на закупки для управления расходной деятельностью. Для этих фирм сокращение времени сотрудников на обработку счетов обеспечивает отличную окупаемость инвестиций.

Стандартная система закупок полностью интегрирована с программным пакетом бухгалтерского учета, используемым организацией. Вся закупочная деятельность отслеживается и управляется с помощью этого модуля, что позволяет фирме контролировать расходы и отслеживать возможности для большей экономии. Отчеты, анализ и внутренний контроль встроены в этот тип программного обеспечения и разработаны на основе передового опыта. Внедрение системы закупок является одним из самых простых способов повышения операционной эффективности.