Что такое сопроводительное письмо к предложению?

Сопроводительные письма о предложении - это профессиональные письма, которые отправляются потенциальным клиентам вместе с завершенными деловыми предложениями. Лучшие примеры сопроводительного письма к предложению являются краткими, личными, но профессиональными и способствуют укреплению взаимопонимания между респондентом и получателем. В письме такого типа всегда есть несколько основных элементов, а также некоторые распространенные ошибки, которых следует избегать.

Ошибка, которую допускают многие бизнес-профессионалы, заключается в использовании сопроводительного письма к предложению в качестве способа обобщения содержания предложения. Поскольку многие шаблоны предложений содержат резюме в конце документа, в этом нет необходимости. Фактически, включение этого типа деталей в сопроводительное письмо создает ситуацию, когда получатель должен повторно прочитать одну и ту же информацию, что может оказать негативное влияние на процесс оценки.

При составлении сопроводительного письма к предложению следует помнить о его краткости. Тела от трех до четырех коротких параграфов достаточно. Установив для себя этот тип ограничения, вы сохраните весь текст на одной странице, что позволит избежать ошибки отправки мини-предложения вместе с основным документом.

Открытие сопроводительного письма к предложению должно быть кратким. Используйте первый абзац, чтобы поблагодарить получателя за то, что он позволил вам принять участие в процессе предложения цены. Также целесообразно сделать комплимент структуре запроса предложений или запроса предложений, которую вам предоставили для использования в качестве руководства для предложения и процесса представления. Как правило, это может быть выполнено в трех-четырех предложениях, не переусердствовав с благодарностью.

Ваш следующий параграф может включать что-то личное, но все же профессиональное. Если предложение передается существующему клиенту, следует упомянуть, насколько вам понравилось работать с клиентом в прошлом. В тех случаях, когда предложение направляется компании, с которой вы никогда не занимались бизнесом, сфокусируйте свое внимание на рабочем контакте, который был установлен с помощью телефонных разговоров, электронных писем и любых других контактов, которые вы имели с основным контактным лицом. во время составления предложения. Это может помочь не допустить того, чтобы письмо было слишком сухим, и в то же время избежать ошибки, связанной с получением слишком личной информации.

Чтобы закрыть сопроводительное письмо к вашему предложению, укажите ваши ожидания на будущее. Это может включать в себя тот факт, что вы с нетерпением ждете возможности зарабатывать на бизнесе и наслаждаться длительными рабочими отношениями с новым клиентом. Этот параграф должен демонстрировать уверенность в качестве предлагаемых вами товаров или услуг, но не должен навязывать какие-либо обвинения вашим конкурентам. Сосредоточьтесь на том, насколько хорошо вы можете сделать клиента, а не на том, насколько вы лучше всех остальных.

Никогда не пишите сопроводительное письмо к вашему предложению, пока само предложение не будет завершено. Это потому, что у вас может быть одна или две последние минуты взаимодействия с получателем, которые будут влиять на тон и содержание вашего письма. В любом случае, всегда проверяйте, соответствует ли структура вашего письма тому, что вы знаете о корпоративной культуре получателя, и выбирайте слова соответствующим образом. Помнить об этом факторе - это тонкий способ выразить свое уважение к тому, как они ведут бизнес, не оказывая покровительственных или чрезмерно выразительных комплиментов.