Что такое номер заказа на покупку?

Номер заказа на поставку - это буквенно-цифровой код, который присваивается определенному запросу на покупку чего-либо. Чаще всего номера заказов на покупку используются предприятиями для отслеживания собственных покупок. Однако некоторые компании назначают коды для всех своих продаж и сообщают номера заказов на поставку своим клиентам, чтобы клиенты могли отслеживать свои заказы. Эти коды могут быть в любом алфавитно-цифровом формате, и многие компании будут использовать конкретные буквы или цифры для обозначения определенных вещей о заказе, таких как то, что продается, местоположение, покупатель и дата.

Использование внутри компаний

Во многих компаниях номер заказа на поставку присваивается после того, как сотрудник или отдел подает запрос на заказ определенных товаров или услуг. Обычно запрос официально направляется агенту по закупкам с использованием так называемой формы заявки. Если запрос утвержден, создается заказ на покупку, и ему присваивается номер заказа на покупку. В этот момент заказ размещается в другой компании, которая часто записывает номер заказа покупателя для включения в детали заказа.

Поскольку поставщик готовит отгрузочный или упаковочный лист, чтобы согласовать его с заказом клиента, номер заказа на поставку обычно включается в детали. Это позволяет получающему агенту покупателя проверить количество и тип доставленного товара и подтвердить, что отгрузка связана с надлежащим образом авторизованным заказом. Номер заказа на поставку также появляется в счете и любых других документах, которые поставщик дает клиенту. С этой точки зрения номер заказа на поставку ускоряет планирование оплаты поставщику и позволяет направлять товары в соответствующий отдел.

Номер заказа на поставку также позволяет компании применять стоимость к бюджету отдела, разместившего заказ. Он также предоставляет отделу кредиторской задолженности подтверждение того, что расходы являются законными. Оплата может быть оказана продавцу.

Формат

Точная конструкция и длина номера заказа на покупку будут варьироваться от одной компании к другой. Многие компании, работающие на нескольких сайтах, будут использовать первые несколько символов кода для определения местоположения, в котором был размещен заказ, например, «CHI» для представления объекта в Чикаго. Следующие несколько символов могут идентифицировать конкретный отдел, который разместил заказ, например, «RD» для представления отдела исследований и разработок. Таким образом, номер заказа для заказа, размещенного отделом исследований и разработок компании в Чикаго, может начинаться с буквы «CHIRD», за которой следуют другие буквенно-цифровые символы, которые предоставляют дополнительную информацию о заказе.

Компании обычно структурируют свои номера заказов любым способом, который лучше всего работает с их внутренними системами отслеживания. Некоторые также используют тире или пробелы, которые могут помочь, когда для определенной цели необходимо прочитать только определенные символы в номере заказа. В ответ на большое разнообразие длин и форматов, которые можно использовать, многие поставщики настраивают поля в своих базах данных отслеживания заказов, чтобы разрешить использовать любое количество символов - даже 30 или более - в номере заказа на покупку.