Что такое запрос на покупку?

Запрос заказа на покупку - это первый шаг при размещении заказа на покупку. Запрос может быть сгенерирован путем ручной проверки запасов или из автоматической заявки на покупку, сгенерированной из информационной системы управления. При крупных производственных операциях отдел закупок может даже не располагаться в том же здании или географическом местоположении, что и предприятие, поэтому для получения компонентов на заказ требуется письмо с запросом на заказ на покупку.

Для небольших операций или «одного человека» часто используется визуальная система инвентаризации вместо более дорогой компьютеризированной системы инвентаризации. По мере того, как запасы определенного товара становятся низкими, владелец просто звонит поставщику и отправляет запрос на покупку. В зависимости от типа бизнеса владелец может использовать систему канбана или две корзины, что означает, что запрос заказа на покупку запускается, когда первая корзина становится пустой, а вторая корзина извлекается.

Этот тип системы инвентаризации опирается на визуальную проверку инвентаря, чтобы узнать, когда заказывать дополнительный продукт. После того, как поставщик подтвердит запрос на покупку, владелец будет часто предоставлять кредитную карту для оплаты товара. Кроме того, владелец может оформить заказ на покупку, который представляет собой бумажную форму, в которой указывается приобретаемый продукт и условия оплаты.

В крупных операциях обычно используется информационная система управления или система планирования общеорганизационных ресурсов (ERP) для отслеживания их спроса, запасов и заказов на покупку. Эти компьютерные системы работают, когда главный планировщик вводит маркетинговый прогноз. Затем система сравнит запланированный график сборки продукта с текущими готовыми товарами, незавершенным производством и запасами сырья.

В компьютерных системах есть таблица или файл, который включает время выполнения заказа для каждого компонента, используемого в производственном процессе. При сравнении системы графика сборки продукта с запасами учитывается время выполнения заказа поставщиком и генерируется запрос заказа на поставку для любых компонентов, которые необходимо заказать. Большинство производственных предприятий работают в режиме «точно в срок» (JIT), что означает, что система будет планировать поступление компонентов непосредственно до того момента, когда они необходимы для производственной операции. Этот процесс уменьшает количество необходимого складского пространства и уменьшает количество капитала, связанного с инвентарем.

Полученный запрос заказа на поставку затем отправляется поставщикам компонентов отделом закупок. Поскольку поставщики подтверждают цены компонентов, минимальные объемы заказа и время выполнения заказа, группа по закупкам выпустит твердый заказ на поставку. Заказ на поставку является обязательным документом, который гарантирует, что поставщик будет оплачен при доставке.