Что такое политика путешествий?

Политика в отношении поездок - это организованный сборник правил и положений, которые сотрудник будет соблюдать при совершении поездок от имени своего работодателя. Надежная политика командировок компании будет содержать инструкции о том, какие расходы будут покрываться бизнесом, а какие расходы несет работник. Как правило, ограничения устанавливаются для определенных позиций в политике деловых поездок, таких как общее пособие на питание в день, расходы на проживание в гостинице, стоимость аренды автомобиля и авиабилетов и даже сумма денег, которую можно потратить на развлекательных клиентов. , Разумная политика предоставляет ресурсы, необходимые для выполнения задачи, но при этом удерживает расходы на командировку в разумных пределах.

Во многих случаях корпоративная политика командировок определяется в письменной форме и представляется сотруднику до его отъезда в командировку. Идея состоит в том, чтобы убедиться, что сотрудник понимает, какие расходы компания готова взять на себя, а какие не разрешены. На самом деле это помощь путешествующему сотруднику, так как он или она будет знать, будет ли компания оплачивать еду, заказанную в номере, или покроет расходы на полет в первом классе, а не в командировке или статусе тренера. На этом этапе сотрудник может определить, следует ли ему воспользоваться услугами, которые компания готова переоформить или обновить, и выплатить разницу из своего собственного кармана.

Политика командировок компании может включать необходимость использования конкретных поставщиков в рамках планов командировок. Например, у бизнеса может быть план скидок с данным поставщиком прокатного автомобиля, определенной авиакомпанией или даже определенной сетью отелей. В этом случае от сотрудника может потребоваться использовать эти скидки, когда и насколько это возможно. Решение не использовать дисконтные программы может означать, что работодатель покрывает только часть коммерческих расходов. Например, если работник решает остаться в отеле, в котором нет соглашения о скидках с работодателем, когда отель через дорогу имеет такой тип организации, работодатель может оплатить только фиксированный процент от счета в отеле, вместо того, чтобы покрывать все расходы.

Все чаще компании используют корпоративные кредитные карты, которые выдаются сотрудникам, которые регулярно путешествуют. В этом случае политика поездок будет включать в себя список прачечной того, какие виды расходов могут быть списаны с карты, и какие расходы должны быть обработаны из своего кармана и представлены в отчете о расходах позднее. Такой подход часто может принести пользу обеим сторонам, поскольку сотрудники могут использовать корпоративную карту для крупных расходов, а не использовать наличные деньги или свои личные кредитные карты и ждать возмещения. В то же время компания извлекает выгоду из того факта, что некоторые сотрудники будут уделять больше внимания использованию карточек для допустимых расходов и воздерживаться от расходов, которые должны быть оплачены из кармана.