Что такое административная ценность?

Административная ценность - это оценка важности деловой записи для повседневных операций. Записи, которые считаются имеющими административную ценность, хранятся в файле или регулярно используются при ведении бизнеса. Эта классификация деловых записей определяет политику хранения документов компании и может иметь юридические последствия при различных обстоятельствах, например, в ответ на запрос об обнаружении во время судебного разбирательства или в результате налоговой проверки.

Деловые записи являются жизненной силой операций. Бумажный след сделок - это способ, которым компания выполняет свои правительственные обязательства, чтобы доказать соответствие закону. Предприятия обязаны документировать продажи, чтобы обосновать уплату подоходного налога, а также записи о статусе работников, чтобы подтвердить право на работу и обосновать отработанное время. Политики и процедуры, как правило, фиксируются на бумаге, которая создает исторический отчет об изменениях политик с течением времени.

Эти требования, наряду с внутренними потребностями и отраслевыми стандартами, означают, что каждая запись, которую производит компания, должна оцениваться на предмет ее административной ценности. Компания определяет, является ли запись чем-то, что должно или должно храниться в течение определенного периода времени, или же она может быть уничтожена без последствий. Крупные предприятия, как правило, устанавливают политику хранения документов, которая помогает сотрудникам определять стоимость документов, так что виды деловых записей, которые сохраняются, являются едиными для всей компании.

Небольшие компании редко разрабатывают официальную политику хранения документов, но определение административной ценности не менее важно в условиях небольшой фирмы. Неадекватный учет может разорить любую компанию. Например, компания, которая заключает договоры на оказание услуг, обычно предоставляет клиенту право проверять свои записи об активности в учетной записи. Если надлежащие административные записи не ведутся, клиент может подать в суд на возврат произведенных платежей. В среде розничных продаж успешная защита от проскальзывания может зависеть от письменных правил и процедур, которые сотрудники получили в ходе первоначального обучения на рабочем месте.

Административная ценность также играет роль в общественном контексте для надзора и исторических целей. Общественность, как правило, заинтересована в повседневной работе государственных чиновников и учреждений, а в некоторых странах существуют законы, которые разрешают общественности получать доступ к государственным документам, например, Закон о свободе информации в США. Оценка административной ценности часто определяет, какие записи должны храниться, а какие могут быть уничтожены при соблюдении закона. Без этого акцента на ценности определенных деловых документов большая часть истории транзакций предприятий, агентств и организаций была бы потеряна.