Что такое автоматический секретарь?

Автоматический секретарь - это устройство, которое маршрутизирует звонки в офисе. Эти устройства часто используются малыми предприятиями в качестве средства обеспечения основного фильтра между офисом и нежелательными телефонными звонками, такими как телемаркетеры или неправильные номера. В крупных компаниях часто есть реальный секретарь, выполняющий эту функцию, что делает автоматического секретаря излишним. Этот термин часто используется как синоним виртуального секретаря, но на самом деле они очень разные. Виртуальный секретарь - это реальная личность, но не та, которая присутствует в самом бизнесе.

В большинстве случаев автоматизированный секретарь представляет собой небольшую коробку, которая вставляется в телефонную линию между телефоном и стеной. Когда на линию поступит известный и подтвержденный номер, секретарь разрешит вызов сразу на телефон. Если звонит неутвержденный, неизвестный или ограниченный номер, автоматический секретарь перехватит его.

Обычно такой тип перехвата означает, что автоматизированная система отвечает на вызов и запрашивает у вызывающего абонента основную информацию. Получив ответы на свои вопросы, устройство позвонит на подключенный телефон и передаст эту информацию получателю, который затем сможет принять вызов. Если номер известен как плохой, или получатель отклоняет вызов, вместо этого вызов будет перенаправлен на голосовую почту или просто отключен.

Распространенной ошибкой является предположение, что виртуальный и автоматический секретарь - это одно и то же. Виртуальный секретарь - это независимый подрядчик, который работает секретарем из удаленного местоположения. Как правило, эти работники имеют домашний офис и выполняют общую секретарскую работу, часто для нескольких разных компаний. Общие задачи включают в себя ответ на телефонный звонок, запись записанных писем или речей и организацию поездок.

Несмотря на то, что два типа секретарей сильно различаются, у них одинаковая общая методология. Убрав пространство и стоимость традиционного секретаря, бизнес может работать с гораздо меньшими накладными расходами. Это позволяет бизнесу функционировать на уровне, когда он мог обанкротиться в рамках традиционной системы. Кроме того, использование функций виртуального секретаря с помощью телефона часто позволяет бизнесу выглядеть более крупным и лучше организованным.

В случае виртуального секретаря, аутсорсинг работы дает дополнительные преимущества. Один работник может работать в нескольких компаниях одновременно, вместо того, чтобы быть вынужденным работать по совместительству. Кроме того, работа на дому позволяет людям с маленькими детьми, инвалидностью или непредсказуемыми графиками продолжать работать в рабочей силе.