Что такое постоянная ценность?

Говорят, что что-то имеет непреходящую ценность, когда оно имеет историческое значение, или другая форма ценности, которая, как ожидается, просуществует в будущем. Хотя многие художественные документы имеют непреходящую ценность, включая манифесты художников и литературные произведения, этот термин также часто используется для юридических и деловых документов. Причины сохранения документа различны, но обычно они включают документ, содержащий информацию, которая является новой, революционной или ожидается, что она будет полезна в будущем. В среднем, документы с постоянной стоимостью составляют менее 5 процентов от всех документов. Ответственные за документы организации обычно не определяют, какие документы являются ценными; Обычно это оставляют архивариусы.

Можно сказать, что многие типы документов имеют непреходящую ценность. Хотя этот термин можно использовать для литературных произведений и рисунков, он чаще используется для деловых и юридических документов. Эти документы редко выбираются по их стоимости сразу после их изготовления; архивисты обычно ждут несколько лет, чтобы понять, насколько устойчивы их последствия, чтобы определить, имеют ли эти документы реальную архивную ценность.

Обычные документы не считаются имеющими непреходящую ценность; только экстраординарные документы постоянно архивируются для последующего использования и исследования. Есть много причин для этого, но обычно это потому, что документы содержат информацию, которая является необходимой или революционной. Например, юридические документы, в которых подробно излагается решение суда, которое кардинально изменило то, как другие суды рассматривают данный вопрос, будут считаться имеющими прочную ценность; юридические документы по общему судебному делу не будут считаться имеющими прочную ценность.

Считается, что очень немногие документы имеют непреходящую ценность, поскольку в большинстве документов подробно описываются общие события, которые, хотя и полезны для бизнеса или офиса, занимающегося созданием документов, бесполезны для мира в целом. В среднем менее 5 процентов всех созданных документов считаются архивными. Другие документы могут архивироваться предприятием в течение нескольких лет, но они обычно уничтожаются, когда они больше не используются. Даже если учреждение постоянно хранит документы в архиве, они считаются имеющими постоянную ценность, только если архивирующее учреждение соглашается с их ценностью.

Хотя учреждение, ответственное за документ, может выбрать его для постоянной ценности, это редко. Архивариусы обычно отвечают за поиск и определение документов, которые пригодятся в будущем. Команда архивистов обычно принимает это решение после рассмотрения информации документа, ее длительного эффекта и того, является ли документ первым, чтобы детализировать ценную информацию. Некоторые документы, которые не являются первыми, сообщающими ценную информацию, архивируются, но они обычно не считаются ценными.