Что такое автоматизация бизнес-процессов?

Автоматизация бизнес-процессов, или BPA, - это стратегия, которая используется для оптимизации и оптимизации основных процессов, используемых для управления бизнесом, с использованием новейших технологий для автоматизации функций, задействованных в выполнении этих процессов. Идея, лежащая в основе BPA, заключается в том, чтобы позволить компании получить максимальную выгоду, максимально используя все доступные ресурсы, при этом сохраняя как можно более низкие эксплуатационные расходы. Это помогает бизнесу получать большую прибыль и достигать уровня стабильности, который было бы трудно реализовать без использования автоматизации.

Несмотря на то, что существует ряд различных подходов к автоматизации бизнес-процессов, в большинстве стратегий определены три основных этапа, которые необходимо выполнить, чтобы автоматизация была успешной. Первый этап известен как оркестровка . На этом этапе менеджеры работают со специалистами по автоматизации, такими как разработчики информационных технологий, чтобы оценить потребности бизнеса, изучить специфику каждого сектора бизнес-операций и определить, где технология может упростить шаги, выполняемые в каждом из этих секторов. , Во время оркестровки все участвующие стороны стремятся также определить, как каждый сектор может быть более эффективно взаимосвязан с использованием правильного аппаратного и программного обеспечения и, в свою очередь, оказать положительное влияние на общие производственные усилия. Именно здесь стратегия автоматизации определена и подготовлена ​​к внедрению в культуре компании.

После оркестровки следующий этап автоматизации бизнес-процессов называется интеграцией . На этом этапе каждый отдел компании постепенно знакомится с новой технологией. После того, как достижения достигнуты и функционируют, рассматривается следующий отдел в процессе внедрения, причем последовательность продолжается до тех пор, пока все сектора компании не будут задействованы в автоматизации. Такой поэтапный подход позволяет быстро выявлять и реализовывать любые непредвиденные операционные проблемы, возникающие на каждом уровне департамента, прежде чем расширять автоматизацию, чтобы включить больше департаментов. В идеале это означает, что после завершения внедрения каждый отдел положительно реагирует на повышение производительности в результате новых автоматизированных процессов.

Последний этап автоматизации бизнес-процессов иногда называют динамической интеграцией или выполнением . Это этап, на котором теперь внедряются автоматизированные процессы в каждом отделе для дальнейшей передачи данных другим отделам. Например, в полнофункциональной ситуации автоматизации бизнес-процессов данные из отдела продаж автоматически передаются в дебиторскую задолженность, которая, в свою очередь, обменивается данными по заказам с выставленными счетами с продажами, различными уровнями управления и другими сотрудниками организации, которым необходим доступ к этим данным. , Выполнение на этом уровне также создает двусторонний поток данных, позволяющий продавцам и менеджерам по продажам легко получать данные о заказах, размещенных их клиентами, включая даты отгрузки, даты выставления счетов и время, когда эти счета были оплачены.

Предприятия любого размера могут извлечь выгоду из использования автоматизации бизнес-процессов. Предполагая, что автоматизированные процессы помогают выполнять функции более эффективным образом, чем ручные процессы, компания снижает эксплуатационные расходы и имеет возможность предоставлять продукт по более низкой цене. Это, в свою очередь, означает, что с каждой проданной единицы зарабатывается больше прибыли, и этот фактор важен для успеха практически любого коммерческого предприятия.