Что такое закупки для бизнеса?

Термин «деловые закупки» используется для описания деятельности, связанной с приобретением товаров и услуг для хозяйствующего субъекта. Закупки или закупки являются важной административной функцией, в которой используются методы сокращения затрат и долгосрочного стратегического планирования для управления исходящими затратами. Сфера закупок для бизнеса имеет три основных направления: тендеры, управление поставщиками и стратегические закупки.

Люди, которые работают в сфере закупок, известны как специалисты по закупкам. В закупках три основных должности: покупатель, сотрудник по закупкам и менеджер по закупкам. Покупатель несет ответственность за управление закупками товаров у отдельных поставщиков. Сотрудник по закупкам управляет процессом проведения торгов и выбора поставщиков. Основной обязанностью менеджера по закупкам является общая работа отдела и переговоры с крупными поставщиками в долларовом эквиваленте.

Конкурсные торги - это процесс приглашения потенциальных поставщиков для ознакомления с подробным документом с требованиями и подачи своей заявки для бизнеса. Документ с требованиями содержит общую стоимость контракта в долларах и его продолжительность, тип требуемого продукта или услуги, требования к качеству и условия контракта. Значительное количество гражданских исков основано на недостатках или предполагаемой предвзятости в процессе проведения торгов. Следование надлежащему бизнес-процессу и обеспечение честного и прозрачного тендера очень важны.

В бизнес-закупках обычно используются три термина: запрос предложений (RFP), запрос информации (RFI) и запрос цен (RFQ). Тип требуемого ответа указывается в теле документа вместе с датами и контактной информацией. Все три термина используются для описания процесса, когда поставщики либо приглашаются к ответу, либо требования публикуются на общедоступном веб-сайте или в инструменте закупок, что позволяет ответить широкому кругу поставщиков. Даты очень важны в этом процессе, и игнорирование крайних сроков или их пропуск будут исключать ответ из рассмотрения. Обязательно получите квитанцию ​​с отметкой времени и даты, указывающей, когда документы были получены отделом закупок, чтобы избежать исключения.

Управление поставщиком включает обеспечение соблюдения контракта, выполнение функций основного контакта по вопросам, связанным с обслуживанием и разрешением споров, а также управление любыми платежами или оговорками, оговоренными в контракте. Хотя много усилий сосредоточено на первоначальном проведении торгов и написании контракта, управление поставщиками является единственным методом обеспечения того, чтобы компания действительно получила ожидаемую экономию. Эффективное управление приводит к снижению эксплуатационных расходов, эффективному обслуживанию и укреплению позиций на переговорах во время следующего раунда переговоров.

Стратегическая покупка - это процесс плановой покупки. В типичной организации каждый отдел представляет свои запланированные закупки на год в бюджет или в отдел закупок. Персонал ищет общие черты или возможности объединять связанные продукты. Эти небольшие покупки могут быть объявлены на тендер, что дает возможность нескольким поставщикам предоставлять эти товары и услуги. В целом, этот процесс приводит к снижению закупочных расходов для организации.