Что такое управление документами?

Предприятиям и другим организациям, а также частным лицам, которые обрабатывают большое количество информации, необходимы системы управления документами для хранения, защиты, извлечения и обмена этой информацией. Управление документами - это организованная система, которая методично обрабатывает, хранит и восстанавливает документы и данные в них. Для печатных или бумажных документов этот процесс может называться просто системой регистрации.

Управление документами - это более современная версия, которая обычно включает в себя электронное производство, хранение и поиск документов и других файлов, обеспечивая безопасный доступ для тех, кто имеет разрешение. Помимо типичных документов, таких как текстовые файлы или отсканированные копии бумажных документов, управление документами может также включать в себя аудио и видео файлы, электронные письма, факсы, отчеты, фотографии, шрифты, графику и другие изображения.

Программное обеспечение для управления документами было создано с целью внедрения «безбумажных» офисов. После осознания того, что эту бизнес-модель невозможно усовершенствовать, новые модели начали интегрировать как бумажный, так и электронный документооборот. Поскольку организации предъявляют различные потребности, системы управления документами разрабатываются специально для решения определенных аспектов сортировки и управления информацией.

Одним из примеров является банковская индустрия. В наши дни вместо отправки аннулированных чеков вместе с выписками из банков банки делают миниатюрные цифровые копии чеков и распечатывают их по мере необходимости. Банк также хранит копию для своих записей. Фактические проверки могут быть уничтожены или храниться в безопасном месте для резервного копирования в случае неисправности компьютера или повреждения данных.

Еще один хороший пример - рекламные агентства. Вместо того чтобы использовать пространство премиум-класса для хранения раскадровок и презентационных материалов, эти элементы можно превратить в цифровые данные. Вся рекламная кампания может быть преобразована в несколько файлов или папок, хранящихся на компьютере, которые впоследствии могут быть доступны, распространены или распечатаны по мере необходимости.

Управление документами может эффективно оптимизировать любую офисную среду. Благодаря удобной классификации и удобному хранению информации, а также ее доступности этот процесс помогает сотрудникам работать более эффективно. Управление документами экономит не только пространство и время, но и деньги. Поскольку он намного более эффективен, чем обычные системы подачи документов, он также может снизить нагрузку на рабочем месте.