Что такое транскрипция документов?

Транскрипция документа преобразует бумажные документы в редактируемый цифровой формат. Это может быть сделано для удобства чтения, преобразования в цифровые файлы или по ряду других причин. Фирмы доступны для выполнения этой задачи за плату, или компании могут обрабатывать свои потребности транскрипции внутренне. Для определенных видов документов может потребоваться специальная обработка в процессе преобразования из-за чувствительного характера или возраста документа. В этих ситуациях может возникнуть необходимость использовать специализированный сервис.

Этот процесс может быть выполнен несколькими способами. Некоторые компании сканируют документы и используют программу для преобразования печатной информации в редактируемую цифровую форму. Техник проверяет транскрипцию машины, чтобы исправить любые ошибки. Они могут включать в себя замену или замену символов, сдвинутые поля и другие проблемы, которые могут возникнуть. Компьютерная программа может быть в состоянии извлечь уроки из исправлений и применить это к будущим задачам транскрипции документов, чтобы уменьшить частоту появления ошибок.

Другим вариантом является ручная транскрипция, когда машинистка работает с оригинальным документом или высококачественным факсимильным аппаратом для создания новой цифровой копии. Это может быть необходимо, когда в документах указан ограниченный или необычный почерк, с которым у компьютера могут возникнуть проблемы, или специальные символы, которые обычно не используются. Например, исторические документы на английском языке могут содержать несколько символов, не используемых в современном английском языке, которые компьютеру будет трудно интерпретировать.

Исторические документы могут требовать особого внимания, потому что расшифровщики хотят избежать повреждения оригинала. Сканирование и другие подобные действия могут подвергать бумагу воздействию ультрафиолетового света, и ее следует выполнять с осторожностью, чтобы сохранить целостность оригинала. Транскрипционисты также должны держать свои руки в чистоте и могут носить перчатки при работе с материалом. Оцифровка путем транскрипции документов может сделать исторические записи более доступными для исследователей и широкой общественности; учреждение может, например, загружать исторические письма на свой веб-сайт для всех, кто заинтересован в просмотре.

Государственные документы могут быть подвергнуты транскрипции документов. Это может включать исторические записи, такие как старые данные переписи, а также новые документы, которые недоступны в оцифрованном виде. Может потребоваться использование сертифицированного транскриптора из-за секретности информации, чтобы гарантировать, что документы не изменяются при вводе в цифровом виде. Люди, которые планируют использовать оцифрованные документы из своей страны для таких действий, как заявления на получение гражданства, могут захотеть спросить государственного чиновника о любых шагах, которые необходимо предпринять для проверки подлинности документа.