Что такое электронные закупки?

Электронные закупки - это процесс покупки материалов через Интернет. Фактическим определением электронных закупок является использование электронных компьютерных систем для управления всем процессом закупок, от покупки до оплаты. Противоположностью электронных закупок является электронная коммерция. В области электронной коммерции или электронной коммерции компания имеет веб-сайт и инфраструктуру, позволяющую клиентам покупать материалы в Интернете. Процесс электронных закупок - это использование сайта электронной коммерции другой компании.

Для настройки электронных закупок необходимо решить три вопроса: бизнес-процесс, интеграция с системой бухгалтерского учета и поддержка. Основной причиной осуществления такого рода закупок является экономия затрат для закупочной организации. Повышенная эффективность сокращает время и уровень усилий персонала, необходимые для обновления системы закупок вручную, а также для управления процессом кредиторской задолженности.

Используются два бизнес-процесса: централизованный и децентрализованный. В централизованной модели пользователи выбирают свои товары из инструмента онлайн-покупок или вводят детали своего запроса на покупку, заполняя онлайн-форму. Эти запросы направляются центральному персоналу по закупкам, который просматривает их, добавляет внутренние счета, выбирает поставщика и затем отправляет заказ на покупку. Основная роль сотрудников отдела закупок заключается в том, чтобы обеспечить выбор подходящего поставщика и объединить похожие заказы.

В децентрализованной модели каждый человек или отдел может использовать онлайн-инструмент для создания заказов на покупку товаров или услуг, которые им необходимы. Эти заказы отправляются непосредственно поставщику. Нет взаимодействия с отделом внутренних закупок.

Подавляющее большинство компаний, располагающих ресурсами для поддержки электронных закупок, достаточно велики, чтобы иметь систему планирования ресурсов предприятия (ERP) или интегрированную систему учета. Эти типы систем объединяют все административные функции бизнеса, обеспечивая большую гибкость и делегирование ответственности. Модуль закупок, как правило, интегрирован в систему бухгалтерского учета, что позволяет обрабатывать заказы на поставку и оплату счетов-фактур с помощью любого модуля.

Электронные закупки требуют вспомогательного персонала как внутри компании, так и на уровне поставщиков. Некоторые фирмы создают отдел обслуживания клиентов, специализирующийся на обучении, документировании и поддержке электронной системы. Другие объединяют все административные функции в единую группу поддержки.

Прогнозируется, что в ближайшие пять-десять лет объем электронных закупок будет неуклонно расти, поскольку компании стремятся снизить неэффективность, расширить использование технологий и улучшить бизнес-процессы. Существует целый ряд компаний-разработчиков программного обеспечения, которые специализируются в этой области. Кроме того, многие фирмы, занимающиеся бухгалтерским программным обеспечением, добавляют эту функцию в свое стандартное предложение для удовлетворения потребностей клиентов.