Что такое управление счетами?

Управление счетами - это внутренняя бизнес-функция, отвечающая за управление документами от поставщиков или поставщиков. Счета представляют собой исходный документ в бухгалтерском учете. Исходные документы содержат конкретную информацию, касающуюся финансовой операции. Продавцы обычно предоставляют сторонним компаниям такие услуги, как техническое обслуживание, коммунальные услуги, канцелярские товары или реклама. Поставщики представляют компании, которые обеспечивают бизнес экономическими ресурсами. Экономические ресурсы включают сырье и прямой труд, необходимые для производства потребительских товаров или услуг. Компании используют процессы управления счетами, чтобы поставщики и поставщики своевременно получали платежи.

Распространенным процессом управления счетами является трехсторонняя система сопоставления, встречающаяся в функциях кредиторской задолженности. Заказы на покупку представляют собой внутреннюю информацию компании, которая предоставляет отдельным лицам разрешение на покупку товаров у поставщиков или поставщиков. Два экземпляра заказов на покупку обычно существуют в бизнесе. Один отправляется продавцу или поставщику, а другой сохраняется в бухгалтерии компании. Этот документ вступает в действие позже во время процесса управления счетами.

Компании, использующие программное обеспечение для бизнес-технологий, могут использовать электронные копии заказов на покупку. Вместо того, чтобы хранить бумажную копию в файле, компании могут сканировать эту информацию в базу данных сервера. Это позволяет отдельным лицам просматривать или получать заказ на покупку по мере необходимости. Программное обеспечение для бизнеса также может повысить точность информации о заказе.

Вторым документом в системе управления счетами трехсторонних сопоставлений является получающий билет. Получает билет и указывает на все товары или услуги, полученные компанией в соответствии с заказом на покупку. За получение билетов обычно отвечает склад компании или административный персонал. Копия заказа на покупку и получающий билет отправляются в бухгалтерию для завершения оплаты счета.

Многие поставщики и поставщики предлагают клиентам 30 дней для оплаты, прежде чем оценивать комиссионные и проценты по неоплаченным остаткам. Продавцы с кредиторской задолженностью подадут квитанцию ​​о получении и заказ на покупку в ожидающем файле. После получения окончательного счета-фактуры поставщика, запрашивающего оплату, продавец кредиторской задолженности сопоставит все три документа, чтобы обеспечить соответствие информации. Сопоставление информации каждого документа - суть трехсторонней системы управления счетами. Компании редко платят продавцам или поставщикам, если документы не совпадают. После завершения процесса оплаты счетов клерки вырежут чек на счет, запросят подпись у владельца или соответствующего менеджера и отправят чек по почте.

Компании могут использовать индивидуальные системы управления счетами. Владельцы и менеджеры бизнеса разработают систему, которая наилучшим образом поддерживает их бэк-офис и бухгалтерские функции. Более крупные организации, получающие несколько сотен счетов в месяц, могут желать более простой системы, чем трехстороннее сопоставление. Управление счетами не требует от всех компаний использовать одну и ту же систему.