Что такое оформление документов?

Оформление документов - это общий термин для обозначения множества различных форм, счетов, списков, резюме и работы, которую необходимо выполнить в каждом бизнесе. Хотя компьютеры по большей части устранили некоторые документы, такие как бумажные записки, в большинстве офисов по-прежнему нужны бланки и другие документы. Во многих офисах многие люди могут обрабатывать и обрабатывать одни и те же документы до того, как их хранят, хранят или измельчают.

Многие специалисты по эффективности работы в офисе советуют, чтобы каждый листок бумаги направлялся туда, куда он должен идти, чтобы его обрабатывал этот отдел или сотрудник. После прочтения и работы с каждым листом бумаги его можно подать, измельчить, выбросить, переработать или повесить на доску объявлений. Документы, которые все еще необходимы для заполнения, можно хранить в многоуровневом лотке. Лотки должны быть маркированы, чтобы избежать смешанных стопок бумаги в лотках.

Классический способ маркировки лотков или корзин в настольном многоуровневом держателе для документов - с надписью «внутрь и наружу» . Входящая корзина предназначена для входящих документов, которые необходимо сделать, а выходная корзина содержит исходящие документы, которые уже готовы. Некоторые офисные работники все еще маркируют свои настольные лотки таким образом, в то время как другие могут вообще отказаться от этикеток. Некоторые работники не используют многоуровневые лотки для документов, но могут использовать висящие файлы для хранения бумаг в глубоком ящике стола.

Кажется, что некоторые рабочие просто хранят большую часть своих документов в куче на своем столе, но большинство экспертов по организации бизнеса предлагают только самый последний проект на рабочем столе. Другие проекты документов могут быть сохранены в лотках или файлах для удобства использования. Необходимость поиска неорганизованных документов, чтобы найти что-то, может снизить производительность.

Типы бумажной работы, общие для большинства предприятий, включают формы, отчеты, юридические записи, сводки проектов, оценки сотрудников, факсы, письма, отчеты об отгрузке, заказы и счета. Многие компании используют компьютерные заказы и счета, а также электронные письма, а не письма. Тем не менее, большинство компаний распечатывает их копии для других отделов, таких как бухгалтерия. Некоторые офисы могут быть практически безбумажными, но многие все еще работают над этим. Большинство предприятий сегодня перерабатывают свои бумажные документы, когда это возможно, и коробки для переработки бумаги являются обычным явлением в современных офисах.