Что такое спецификация процесса?

Спецификация процесса - это предоставление четких, подробных указаний, позволяющих любому пользователю выполнить ряд шагов для выполнения такой задачи, как объединение объекта или правильное форматирование отчета. Эти шаги могут следовать жесткому набору правил, чтобы сделать их как можно более стандартизированными, чтобы читатель мог их легко понять. В других случаях спецификация процесса может включать в себя нестандартный язык или темы для обсуждения и может быть менее понятной для всех.

В спецификации процесса читатель выполняет последовательность шагов, изложенных в форме блок-схемы. На каждом этапе могут быть вилки для отражения разных подходов к процессу или разных конечных продуктов. Если читатель точно выполняет шаги, он заканчивает с конечным продуктом, который должен быть неотличим от того, который произведен другим человеком, который следует тем же самым указаниям. Спецификация процесса может предусматривать индивидуально производимые продукты или указывать направления для массового производства с использованием производственного оборудования.

Производители используют спецификации процесса для обеспечения стандартизированного и точного завершения проектов. Этот документ можно отправить на другой завод, который сможет производить точно такой же конечный продукт, выполнив следующие действия. Шаги детализируют типы используемых материалов, их цвета и метод сборки, а также предоставляют подробные чертежи и обсуждения методов изготовления. Четкие указания в документе позволяют воспроизводить продукты без личных инструкций кого-либо, имеющего опыт их изготовления.

Производство - не единственная задача, которую можно стандартизировать с помощью спецификации процесса. Разработка программного обеспечения, генерация документов и другие задачи могут быть выполнены с помощью инструкций аналогичного характера. Во всех случаях цель состоит в том, чтобы создать четкие, понятные указания, которые будут выполняться любым, кто имеет базовую подготовку в этой области интересов. Например, административный помощник, знакомый с программами обработки текстов, может следовать инструкциям по созданию отчета для использования администраторами.

Написание спецификации процесса требует детального понимания процесса и языка, используемого в этой конкретной отрасли. Для некоторых процессов доступны руководства по стандартизированной терминологии и соглашениям. Это может быть полезным ресурсом как для персонала, который готовит спецификации, так и для сотрудников, которым может потребоваться прочитать и следовать им. Если возникают какие-либо вопросы относительно спецификации процесса, руководство часто может дать ответ, определив используемый язык и позволяя читателю точно понять, что подразумевается под данным утверждением.