Что такое планирование закупок?

Планирование закупок - это процесс, используемый компаниями или учреждениями для планирования закупочной деятельности на определенный период времени. Обычно это выполняется в процессе бюджетирования. Каждый год департаменты обязаны запрашивать бюджет на персонал, расходы и закупки. Это первый шаг в процессе планирования закупок.

Затем проверяются бюджеты всех отделов, и в организации, которая занимается планированием закупок, бухгалтеры тратят время на поиск общих требований к закупкам. На основании представленных бюджетов они могут поручить департаментам работать с центральными закупками, чтобы объединить свои запланированные расходы на конкретные товары. Этот процесс лучше всего работает в организации, которая стремится сократить расходы. Проблемы, связанные с датами поставки, соблюдением условий контракта и вопросами обслуживания клиентов, должны быть решены внутри компании до заключения контракта.

Основная концепция закупок заключается в том, что расширенное планирование, планирование и групповые покупки приведут к снижению затрат, более эффективному ведению бизнеса и, следовательно, увеличению прибыльности. Есть четыре шага, которые составляют основу планирования закупок: групповые закупки, своевременная доставка, согласованные оптовые цены и снижение административных накладных расходов.

Групповая покупка - это процесс объединения общих потребностей в ресурсах для разных отделов и создания одного заказа на покупку. Отделы могут быть физически размещены в ряде зданий с указанием дат поставки, количества и условий, указанных в заказе на поставку. Эта практика становится все более распространенной в государственных учреждениях и фирмах государственного сектора, где один и тот же предмет можно приобрести для ряда различных учреждений.

Своевременная доставка является центральным компонентом планирования закупок. Согласно этой модели, стоимость хранения несет поставщик. Они несут ответственность за обеспечение того, чтобы закупленные количества материалов были готовы и доступны для доставки в указанные даты и время. Этот тип требования доставки обычно сочетается с групповой покупкой, что снижает затраты на хранение.

Массовое ценообразование и ведение переговоров очень важны при завершении планирования закупок. Организации, которые объединяют общее количество, необходимое для определенного периода времени, могут получить более низкую цену, основанную на определенном уровне заказа. Переговоры обычно завершаются директором по закупкам или старшим агентом по закупкам.

Административные накладные расходы - это затраты организации на весь цикл закупок для оплаты. Это включает заработную плату и вспомогательные расходы для персонала по закупкам, обработку счетов, проверку производства и разрешение запросов поставщиков. Организованный, управляемый процесс устраняет значительную сумму этих затрат, поскольку они возникают только один раз для каждого товара.