Что такое анализ расходов?

Анализ расходов - это метод, используемый предприятиями для отслеживания того, как компания тратит деньги, с конечной целью сокращения расходов. Информация о поставщиках, закупках и заказах систематизируется, а затем анализируется на предмет закономерностей. Из-за огромного количества информации большинство компаний используют специализированное программное обеспечение для анализа расходов.

Процесс сбора и анализа данных сложнее, чем кажется на первый взгляд. Чтобы анализ расходов был эффективным, необходимо учитывать все аспекты структуры расходов компании. Эта информация обычно хранится в дискретных компьютерных системах в каждом подразделении компании. Разделения могут быть разделены как расстоянием, так и языком. Сбор всех этих данных и организация их в пригодном для использования формате требует больших затрат времени и денег.

Большая часть сложности может быть устранена с помощью программного обеспечения для облегчения анализа расходов. Первое программное обеспечение для анализа расходов было создано в начале 2000-х годов. Хотя программное обеспечение по-прежнему очень дорого, оно устраняет необходимость в человеческом труде и создает простой интерфейс для доступа к получаемой информации.

Программное обеспечение работает путем извлечения данных из существующих систем учета. Это могут быть простые электронные таблицы, данные хранилища или другие источники. Затем эти данные очищаются, что означает, что форматирование стандартизировано, дубликаты записей объединяются, и недостающие детали обнаруживаются. Затем программное обеспечение классифицирует данные в соответствии с отраслевыми стандартами и стандартами, установленными компанией. Затем специалисты по закупкам могут получить доступ к данным для отчетов и анализа.

Одним из важных аспектов анализа затрат является оценка поставщиков. Анализ затрат может показать, какие поставщики получают больше всего денег от компании. Компания может использовать эту информацию для заключения выгодных сделок или для пересмотра контрактов. Большинство компаний предпочитают поставщиков, поставщиков, которые предлагают лучший сервис или сниженные цены для покупки оптом. Анализ может выявить, что товары или услуги, которые в настоящее время приобретаются у не предпочтительного поставщика, можно купить у предпочтительного поставщика за меньшую цену.

Компания также может покупать аналогичные товары или услуги у нескольких поставщиков. Это известно как фрагментированный товар. Деньги можно сэкономить, сделав одну крупную покупку у одного поставщика, а не серию небольших покупок у нескольких поставщиков.

Анализ расходов также помогает определить индивидуальные расходы. Это происходит, когда совершаются покупки, на которые не распространяется договор. Без заключения контракта с компании взимается полная цена, а не договорная цена, указанная в постоянном контракте с предпочтительным поставщиком. Этот тип расходов может стоить компании много денег с течением времени.