Что такое стратегические закупки?

Основная концепция стратегических закупок заключается в том, что благодаря продвинутым инициативам по планированию, составлению графиков и групповым закупкам фирма может добиться значительной экономии средств. Помимо жесткой долларовой экономии, будет обеспечена дополнительная экономия за счет более эффективного ведения бизнеса и, следовательно, повышения прибыльности. Внедрение стратегических закупок внутри компании требует сосредоточения на трех концепциях закупок: групповые закупки, централизованные службы закупок и использование систем управления данными закупок.

Концепции стратегических закупок требуют взаимодействия и сотрудничества между бизнес-подразделением и финансовыми службами и эффективного осуществления закупок. Даже простая концепция, такая как стимулирование запланированных закупок, может вызвать серьезные эксплуатационные проблемы, если не будет обсуждена с бизнес-подразделением. Например, пекарня может заказывать сухие товары каждую неделю, основываясь на запланированных рабочих заказах на этот период. Если отдел закупок решит, что заказывать эти материалы один раз в две недели дешевле, то у пекарни возникнут трудности с хранением, доступом и предотвращением потерь.

Групповая покупка - это процесс объединения общих потребностей в ресурсах для различных отделов внутри компании и выдачи одного постоянного заказа на покупку. Этот единственный заказ на большее количество, чем несколько небольших заказов. Поэтому о снижении затрат на единицу продукции можно договориться с поставщиком. Если отделы физически расположены в ряде зданий, в договоре могут быть предусмотрены сроки доставки и решена проблема стоимости доставки. Такая практика довольно распространена в крупных фирмах как часть комплексного стратегического бизнес-плана закупок.

Административные накладные расходы - это затраты организации на весь цикл закупок для оплаты. Это включает заработную плату и вспомогательные расходы для персонала по закупкам, обработку счетов, проверку производства и разрешение запросов поставщиков. Организованный, управляемый процесс устраняет значительную сумму этих затрат, поскольку они возникают только один раз для каждого товара. Сотрудники централизованных закупок могут обеспечить более высокий уровень поддержки бизнес-единиц и обеспечить соблюдение политики.

Системы управления закупками или закупками часто предоставляются как часть большого бухгалтерского программного обеспечения или решений по планированию ресурсов предприятия. Этот модуль используется для создания заявок и заказов на покупку и их счетов-фактур и обработки поступлений товаров. Кроме того, инструменты анализа и отчетности, встроенные в систему такого типа, позволяют отделу закупок управлять бизнес-процессами, определять общие затраты для учреждения и определять потенциальные возможности экономии. Отчеты также могут быть использованы для обеспечения соблюдения политики и в качестве доказательств в ответ на любые правовые проблемы.