Каков наилучший способ написать деловое письмо?

Когда вы пишете деловое письмо, вы должны следовать определенным форматам. Форматы имеют некоторые вариации, и если вы не посещаете урок о том, как написать деловое письмо, люди не могут конкретно измерить расстояние между верхней частью страницы и вашими адресами, а также между указанными адресами и вашим приветствием. Самый важный аспект, когда вы пишете деловое письмо, это сделать вашу цель - почему вы пишете письмо - очень ясной. Тем не менее, вы должны быть знакомы с основным форматом, прежде чем начать беспокоиться о том, что и как вы будете писать.

Если вы используете программу обработки текста, проверьте вашу программу на наличие шаблонов деловых писем. Это может упростить вашу работу, потому что они заранее задают поля и обычно точно сообщают вам, где разместить такие вещи, как адреса. Если у вас нет такого шаблона, то ваше письмо можно отформатировать двумя способами. Первый называется блочным форматом, а второй - форматом с отступом . Если не указано иное, вы можете использовать любой формат или любой из их вариантов. Большая разница между этими двумя форматами заключается в том, что абзацы не имеют отступов, и текст может быть выровнен, поэтому каждая строка имеет одинаковую длину. В формате с отступом не все строки будут иметь одинаковую длину, и в первом предложении каждого абзаца будет отступ с пятью пробелами.

Небольшие различия существуют с каждым форматом, поэтому это объяснение будет направлено на один из способов быстрого написания делового письма, используя блочный формат, без обоснования вашего текста. Деловое письмо должно иметь следующие поля: один дюйм (2,54 см) сверху, снизу, слева и справа. Перед началом работы проверьте свою программу обработки текста и при необходимости установите эти поля. Шрифт должен быть 12 пунктов, и Times New Roman является предпочтительным выбором.

Если вы печатаете на фирменном бланке, вам не нужно начинать письмо с вашего адреса. Если вы используете стандартную бумагу, вы должны начать с верхнего поля со своим адресом. Нет необходимости включать ваше имя в ваш адрес. Просто укажите свой адрес и, если хотите, номер телефона и адрес электронной почты. Добавить дату сразу после адреса. Вы можете сделать отступ для своего адреса так, чтобы он совпадал с правым полем, но он может просто начинаться с левого поля, что проще.

Пропустите строку и напишите имя человека, которому вы пишете, его должность или компанию и адрес. Каждая запись, такая как имя, название и адрес, должна быть в отдельной строке. Город, штат и почтовый индекс должны составлять последнюю строку. Для адреса требуется следующий порядок: Компания, Персона, Должность и Адрес.

Пропустите другую строку и начните с приветствия. Это должно быть формальным. Если вы пишете миссис Смит, вы напишите Дорогая мисс Смит. Используйте двоеточие вместо запятой после приветствия.

Пробел на одну строку и начало вашего первого параграфа тела. Обязательно четко укажите цель письма в этом первом абзаце. Используйте дополнительные абзацы, с одним пробелом между ними, по мере необходимости, чтобы расширить вашу точку зрения или привести примеры. Завершив абзацы с текстом, пропустите одну строку и напишите «С уважением» свое заключительное замечание, затем перейдите к дереву до четырех строк, прежде чем вводить свое имя и заголовок, если он у вас есть. Перед отправкой делового письма не забудьте физически подписать свое имя черными чернилами в промежутке между закрытием и введенным вами именем.

Когда вы пишете деловое письмо, цель состоит в том, чтобы эффективно донести свою точку зрения. Вы не можете быть эффективными, если ваше письмо чревато ошибками. Не просто проверяйте орфографию, но и проверяйте вашу бумагу на наличие грамматических ошибок, часто запутанных слов и проблем с пунктуацией. Прочитайте письмо вслух, чтобы убедиться, что вы четко изложили свою точку зрения. Используйте простой язык, но избегайте сокращений или любого сленга. Хорошо написанное деловое письмо, которое непосредственно касается сути дела, очень важно, особенно если вы пишете из другого бизнеса. Ваша способность написать деловое письмо, которое легко понять и без ошибок, отражается на профессионализме вашей компании.