Что такое анализ рабочих процессов?

Анализ рабочих процессов влечет за собой проверку всех процессов в бизнесе с целью выявления недостатков и рекомендаций по улучшению. Работа начинается с установления желаемых результатов анализа с старшими менеджерами фирмы. Затем аналитики взаимодействуют с сотрудниками компании для документирования текущего состояния бизнес-процессов в фирме. Заключительным этапом анализа рабочих процессов является рекомендация процессов, которые необходимо изменить, автоматизировать или оставить на месте в соответствии с поставленными целями.

Типичный бизнес постоянно стремится улучшить свои процессы, и два основных фактора побуждают фирмы проводить анализ рабочих процессов. Во-первых, текущие технологические достижения могут предложить более эффективные и менее затратные способы ведения бизнеса, и фирмы часто выбирают пересмотр процессов с целью их автоматизации или внедрения новейших технологий. Во-вторых, для так называемых унаследованных процессов характерно прочное укоренение в фирме, что означает, что определенная задача уже давно выполнена определенным образом и ее можно игнорировать как процесс, нуждающийся в улучшении. Целью анализа рабочих процессов является выявление таких унаследованных процессов.

Внешние консультанты могут эффективно выполнять анализ рабочего процесса, поскольку они являются экспертами в этом и не лояльны к какому-либо конкретному способу ведения бизнеса. При первоначальном взаимодействии со старшими менеджерами аналитики рабочего процесса обычно начинают с интервью, чтобы определить, как топ-менеджеры смотрят на компанию в настоящее время, включая то, что работает, а что нет. Затем аналитики определяют желаемое конечное состояние, которого менеджеры надеются достичь с помощью проекта анализа рабочих процессов.

Большая часть работы по анализу рабочих процессов выполняется с помощью подготовленных аналитиков, которые проводят собеседования с сотрудниками и руководителями, чтобы задокументировать, как ведется бизнес. Это включает в себя все аспекты бизнеса, такие как обработка документов для продаж, сборов, соответствия и человеческих ресурсов. Он также может охватывать производственные процессы, такие как получение сырья или деталей, их обработка или сборка и отгрузка готовой продукции.

Аналитики также рассмотрят время и усилия, потраченные на взаимодействие с клиентами, включая продажи и обслуживание клиентов. Анализ рабочего процесса рассматривает все, что делает каждый сотрудник фирмы, с целью документирования того, как каждая задача начинается и проходит через организацию.

После первоначальной документации аналитики рабочего процесса обычно представляют выводы руководителям более низкого уровня, чтобы гарантировать, что результаты анализа соответствуют реальности компании. Корректируя анализ по мере необходимости, аналитики затем изучают рабочий процесс, чтобы определить области, в которых процессы могут быть оптимизированы, автоматизированы или оба. Затем эта информация обычно представляется топ-менеджерам вместе с рекомендациями по улучшению.