Каковы необходимые секретарские навыки?

Современные секретари часто являются связующим звеном, объединяющим офис или организацию, поскольку сотрудники и клиенты находятся в нужном месте в нужное время и имеют необходимые документы и необходимую информацию. Навыки секретаря варьируются от бронирования встреч и организации залов заседаний до подготовки юридических документов. Тип и размер компании, в которой работает секретарь, часто определяют, какие навыки необходимы; однако, есть некоторые базовые навыки секретаря, которые должны освоить все секретари, включая навыки набора текста, составления расписаний и работы с телефоном.

Первоклассные навыки общения имеют решающее значение для секретарей. Для секретарей важно иметь возможность четко общаться и обмениваться информацией с клиентами и коллегами различными способами, в том числе по телефону, в письменных документах и ​​посредством презентаций. Секретари часто организуют события дня для начальника или отдела, включая планирование собраний и предоставление необходимых документов тем, кто посещает собрания. Творческие навыки решения проблем также имеют решающее значение, поскольку секретари ежедневно сталкиваются с различными задачами.

Помимо общих офисных задач, навыки секретаря также должны включать планирование мероприятий. Большие встречи часто проводятся за пределами площадки, например, в конференц-центре или конференц-зале отеля. Помимо резервирования места для встреч и предоставления указаний всем сторонам добраться до него, секретарю часто поручается организовать ночлег, прокат автомобилей и трансфер до аэропорта для посетителей. Заказ закусок, еды и напитков для гостей на протяжении всего собрания также часто возлагается на секретаря, а также на обеспечение правильной расстановки помещений и предоставление соответствующих технологических соединений.

Умение использовать правильную грамматику, пунктуацию и орфографию имеет решающее значение для подготовки документов, презентаций и корреспонденции. Навыки секретаря также должны включать в себя способность эффективно корректировать работу, чтобы создавать безошибочные документы. Некоторые должности специалиста, такие как юридические и медицинские секретари, также должны хорошо понимать термины, используемые в этих профессиях. Способность создавать разнообразную визуальную графику для онлайн-использования, раздаточных материалов и групповых презентаций - это еще один навык, который обычно требуется от секретарей.

Овладение технологиями требуется практически на все должности секретаря. Навыки секретаря должны включать в себя расширенные возможности работы с электронной почтой, включая работу с вложениями, листовками и фотографиями, созданными с помощью различных программ. Многие секретари работают на ходу, поэтому овладение новейшими навыками беспроводной связи является обязательным. Документы и фотографии часто необходимо редактировать и предоставлять к ним общий доступ, поэтому крайне важно умение работать с различными компьютерными программами.