Какие существуют виды административных ассистентов?

Административные помощники выполняют широкий спектр секретарских обязанностей, чтобы облегчить процесс организации и повышения производительности в профессиональной или бизнес-ориентированной среде, обычно в офисе. Однако большинство должностей административного помощника требуют навыков и уровня профессионализма, выходящего далеко за рамки типичной роли секретарей. Как видно из названия, основные обязанности административных помощников в основном связаны с административной стороной компании или организации с целью оказания помощи сотрудникам высшего и исполнительного уровня.

Тем не менее, большинство заданий административного помощника включают в себя определенную степень задач, которые носят канцелярский характер, например, отвечать на телефонные звонки, назначать встречи, печатать корреспонденцию, регистрировать документы и т. Д. Они могут также потребоваться для инвентаризации и изменения порядка канцелярских товаров, ведения бухгалтерского учета, и другие рутинные обязанности, необходимые для базового управления офисом. Тем не менее, как правило, ожидается, что административные помощники будут одинаково хорошо владеть различными компьютерными программами и системами баз данных, а также демонстрировать исключительные навыки общения и управления проектами. В связи с этим многие административные ассистентские работы включают в себя принятие на себя более значительных обязанностей, таких как координация торговых выставок, проведение презентаций и создание различных сопутствующих маркетинговых материалов.

Многие административные рабочие места требуют знаний и навыков, относящихся к специализированной области. Например, некоторые административные помощники выполняют двойные обязанности в качестве исполнительных секретарей, медицинских секретарей или юридических помощников. Основные обязанности по управлению офисом остаются неизменными, но эти должности также включают навыки, специфичные для отрасли, такие как анализ данных, запись истории пациентов или составление юридических документов. Дополнительные должности административного помощника, требующие специализации, существуют в сфере недвижимости, страхования, исследований и разработок, государственного управления, образования и многих других рынков.

Вообще говоря, не существует стандартного уровня подготовки или образования, кроме диплома о среднем образовании, который требуется, чтобы стать административным помощником. На самом деле, многие люди готовятся к этой роли, продолжая обучение на рабочем месте в различных типах офисных помещений и повышая свою квалификацию в течение определенного периода времени. Тем не менее, существуют профессиональные сертификаты для работы помощников по административным вопросам, по крайней мере, в США. Например, Международная ассоциация специалистов по административным вопросам предлагает назначение сертифицированного специалиста по административным вопросам (CAP). Другие организации предоставляют обучение и сертификацию, относящиеся к определенным профессиям, такие как сертификаты Аккредитованного юридического секретаря (ALS) и Профессионального юридического секретаря (PLS), предлагаемые Национальной ассоциацией юридических секретарей.