Каковы основные обязанности административного помощника?

Административный помощник может иметь много различных обязанностей в офисе, в зависимости от ряда факторов, включая размер офиса и количество других сотрудников. Однако многие обязанности помощника по административным вопросам одинаковы во всех ситуациях. Это будет включать, на самом базовом уровне, помощь вашему работодателю в повседневных офисных задачах.

Как правило, обязанности административного помощника включают в себя такие задачи, как отвечать на телефонные звонки и переводить вызовы, назначать встречи, отвечать на вопросы, приветствовать клиентов или клиентов по прибытии в офис и поддерживать внешний вид офиса в чистоте и порядке. Другие обязанности административного помощника могут включать заполнение или подготовку документов, подачу документов, сортировку почты и ведение записей. Административные помощники, как правило, всегда должны иметь опыт работы с различным программным обеспечением для обработки текстов и составления бюджета, поэтому, как правило, требуются хорошие компьютерные навыки, а также возможность набирать не менее 50 слов в минуту.

Административный помощник, как правило, первый человек, которого большинство людей увидят, когда войдут в офис, поэтому важно быть дружелюбным, вежливым и профессиональным. Благоразумие и уважение - другие важные черты личности. Помощник по административным вопросам взаимодействует со многими людьми в течение дня при приеме звонков, отправке по почте важных документов или пакетов или оказании помощи клиентам, поэтому очень важна способность выполнять несколько задач. В больших офисах может потребоваться большее количество обязанностей помощника по административным вопросам.

Некоторые из этих дополнительных задач могут включать наблюдение за другими сотрудниками, координацию и проведение совещаний сотрудников, ведение бюджета офиса, инвентаризацию и заказ канцелярских товаров, а также обеспечение своевременного выполнения всех необходимых задач. Помощник по административным вопросам может также отвечать за наем и обучение новых сотрудников офиса, а также за поддержание графика работы других сотрудников в офисе. Административных помощников также могут попросить научиться справляться с конкретными отраслевыми задачами для работодателей, таких как юридические фирмы, медицинские учреждения или банковские учреждения.

Хорошим помощником по административным вопросам будет тот, кто может совмещать несколько обязанностей помощника по административным вопросам, следя за тем, чтобы все работы были выполнены вовремя. Некоторые административные помощники являются общими помощниками для всего офиса, в то время как другие специализируются в определенных областях, таких как финансы или маркетинг. Карьера в качестве помощника по административным вопросам может быть прибыльной и полезной, и, как правило, предлагает много льгот, таких как преимущества для здоровья и относительно стабильные часы работы. Помощник по административным вопросам может работать полный или неполный рабочий день, в зависимости от потребностей офиса.